CSV-Satzaufbau für den Personalimport

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Diese Dokumentation dient dazu, dass die Abläufe vor Inbetriebnahme gemeinsam abgeklärt und besser verstanden werden könnnen. Eine Inbetriebnahme dieser kostenpflichtigen Schnittstelle ist in jedem Fall mit einem Projekt durch die bitfactory durchzuführen, bei Bedarf kontaktieren Sie uns bitte für ein Angebot.

Ab der ALEX®-Version 7.8.5 wird der Personal-Stammdatenimport im CSV-Format unterstützt. Die Personalnummer ("<employee id>") ist der Unique Key und je Personalnummer können beliebige in ALEX® bereits vorhandene Eigenschaften übergeben werden. Falls eine "<employee id>" noch nicht existiert, wird der Mitarbeiter neu angelegt.

Einstellungen

Im Config-File muss das Bfx.Alex.EmployeeImport.UI.dll freigeschaltet werden.

Vorbereitungen zur Inbetriebnahme

(ab Version 2019.24)

Definition der Properties

In den Systemeinstellungen\Schnittstellen unter "ausgetauschte Personal-Properties" alle Properties auswählen, welche mit dem führenden Personalinformationssystem ausgetauscht werden sollen.

ACHTUNG! Zur Sicherheit hier von Bitfactory die Liste erstellen lassen und dann importieren, wie unten beschrieben.

Stammdaten Schnittstelle.png

Diese Liste kann wie folgt auch exportiert & importiert werden: Rechte-Maus-Klick auf den Header "Systemeinstellungen: Liste der zu exportierenden Personal Properties exportieren/importieren.

Systemeinstellungen Kontextmenue.png

Dieser Export/Import dient zur Absicherung der Qualität, um sicherzustellen, dass bei den Tests und in Echt die gleichen Properties ausgewählt werden.

Erstexport der gesamten Personalstammdaten

  • Im Feld Systemeinstellungen - Schnittstellen - "Verzeichnis für Dateien mit von ALEX exportiertem Initialstand": Verzeichnis auswählen, wo diese Initialdateien abgelegt werden sollen.
  • Parameter "Referenzen im Import entsprechen ALEX 'ObjectID'?" (JA = Alex Object ID ; NEIN = externes Kennzeichen)
  • Rechte-Maus-Klick auf den Header "Systemeinstellungen:Aktuellen Stand der Personalstammdaten exportieren"

Es werden Initialdateien für das gesamte Personal erzeugt (Im Unterordner "Employees") sowie für alle Felder mit Auswahlmöglichkeiten auch die Wertelisten generiert (im Unterordner "ListOfValues").

Die Wertelisten sind im Format CSV, wobei der vordere Wert das eindeutige Kennzeichen und der nachfolgende Wert die Bezeichnung ist. Beispiel:

JobGroup.csv
"259","Diplompflegepersonal "
"257","Zahnärztliche Assistenten "
"258","Radiologietechnologe/-in "
"260","Pflegehelfer "

Weiters wird ein File "LOVRefHelp.txt" erstellt. Dieses listet auf, welche Datei aus dem Ordner "ListOfValues" zu welchem Property gehört. Beispiel:

EmployeeAccountToWageTypeMap -> AccountToWageTypeMap
EmployeeCompCode -> CompCode
EmployeeJobGroup -> JobGroup
MasterAllocation -> Plan
Sex -> Sex

Diese Dateien dienen zum Initialisieren der Datenauswahlmöglichkeiten im führenden Personalinformationssystem (zB SAP).

Die .archive Dateien (1 File je Mitarbeiter) exportieren den Ist-Stand mit allen ausgewählten Properties. Das Format ist das Gleiche, wie dann die Import-Files sein müssen und wird im Folgenden genauer beschrieben:

Struktur

"EmployeeId","PropertyId","SubscriptValue","From",          "To",            "Value"
"muss",       "muss",       "optional",      "TT.MM.JJJJ-muss","TT.MM.JJJJ-muss","optional"

Zum Beispiel:

"4711","Surname","","01.01.2013","31.12.2099","Huber"
"4711","EmployeeJobGroup","","01.01.2013","31.12.2099","$SAP_0815"

Mitarbeiterstammdaten (verwendete Eigenschaften)

HilfeAutorModus.jpg
PersonalstammSurname.jpg

Die Namen der Mitarbeitereigenschaften ("property") können im sogenannten "Hilfeautor-Modus" ermittelt werden. Ab der Version 2019.24 kann das PersonalImportSchnittstellenProperties.txt wie oben beschrieben automatisch erstellt werden und die Suche über den Hilfeautor-Modus ist somit obsolet.


Beschreibung ALEX® Property Name Format
Zuname Surname beliebig
Vorname Forename beliebig
Kurzname Nickname beliebig
Geschlecht Sex "0" = weiblich, "1" = männlich
Geburtsdatum DayOfBirth "TT.MM.JJJJ"
Beschäftigungszeitraum Employed leer, da "from" und "to" genügen
Stamm-Planungseinheit (Abteilung, Station, ...) MasterAllocation mapping in ALEX® mit fremden Wert nötig
Berufsgruppe EmployeeJobGroup mapping in ALEX® mit fremden Wert nötig
Lohnartenumschlüsselung EmployeeAccountToWageTypeMap mapping in ALEX® mit fremden Wert nötig
Rahmenplan WithRotatingShiftScheduleRow "Ja", "Nein"
Beschäftigungsgrad in % BESCH_GRAD_IN_PROZENT "xxx.xx"

Externe Kennzeichen (Foreign Keys)

EmployeeImport Plan ForeignKey.png

mapping:Für alle über die Schnittstelle einstellbaren Eigenschaften, die ALEX® mit eigenen Wertetabellen über Foreign-Keys (=Externes Kennzeichen) referenziert, kann der externe Wert in den ALEX®-Stammdaten eingepflegt werden.

 Z.B.: foreign key: Stammplanungseinheit
 "4711","MasterAllocation","","01.01.2013","31.12.2099","SAP_0815"

Anstelle des "Externen Kennzeichen" kann auch die interne ALEX® Object ID verwendet werden, wenn auf den Systemeinstellungen "Referenzen im Import entsprechen ALEX 'ObjectID'?" gesetzt ist.

Schnittstelle ObjectID JA.png

 Z.B.: Referenzierung über interne ALEX® Object ID '1234567'
 "4711","MasterAllocation","","01.01.2013","31.12.2099","1234567"

Gültigkeitszeitraum der Eigenschaften (TimeRange)

Im Prinzip sind fast alle Eigenschaften des Mitarbeiters bis auf wenige Ausnahmen (Geschlecht, Vorname) für einen bestimmten Zeitraum gültig. Dieser Zeitraum ist beim Eintritt von Eintrittsdatum bis 31.12.2099. Falls sich die Eigenschaft ändert, ist der neue Wert mit dem neuen Zeitraum zu schicken

  • entweder nur mit dem neuen Beginndatum und fiktiven Ende "31.12.2099" oder
  • mit dem exakten Zeitraum, wenn bekannt:
 z.B.: Heirat am 15.10.2014:
 "4711","Surname","","01.01.2013","31.12.2099","Huber"
 "4711","Surname","","15.10.2014","31.12.2099","Schickinger-Huber"
 z.B.: Änderung des Beschäftigungsausmaßes für einen fix vereinbarten Zeitraum:
 "4711","BESCH_GRAD_IN_PROZENT","","01.01.2013","31.12.2099","100,00"
 "4711","BESCH_GRAD_IN_PROZENT","","01.01.2013","31.12.2014","75,00"

Eigenschaften

Eigenschaften (PropertyId's), die in der importierenden ALEX®-Instanz nicht bekannt sind, werden ignoriert. Dieses Verhalten ermöglicht, dass eine Export-Logik nur einmal programmiert werden kann und ihr Ergebnis in ALEX®-Instanzen mit unterschiedlicher Abrechnungsvariante verwendet werden kann.

 z.B.: es gibt verschiedene Namen für die Beschäftigungsausmaß-Eigenschaft
 "4711","BESCH_GRAD_IN_PROZENT","","01.07.2013","31.12.2014","75,00"
 "4711","EmploymentFactorPercent","","01.07.2013","31.12.2014","75,00"

Besondere Eigenschaften

Ergebnis des Beispiel-Imports
Externe Kennzeichnung für Qualifikation

Qualifikationen

Für das Personal können mehrere Qualifikationen zum selben Zeitpunkt gesetzt werden.
Die Qualifikation-Art muss für "SubscriptValue" anstelle von "Value" gesetzt werden und erfordert eine Umschlüsselung.

 z.B: Qualifikation 1 ab 2014 immer, Qualifikation 2 für das Jahr 2013 und ab 01.02.2013 für das restliche Jahr
 "1234","Surname","","01.01.1990","01.01.2100","Max"
 "1234","Forename","","01.01.1990","01.01.2100","Mustermann"
 "1234","EmployeeQualifications","Qualifikation_1","01.01.2014","01.01.2100",""
 "1234","EmployeeQualifications","Qualifikation_2","01.01.2013","01.01.2014",""
 "1234","EmployeeQualifications","Qualifikation_2","01.02.2014","01.01.2015",""


Filesystem

Verzeichnisse

Eingangs Pfad-Einstellungen für Personal-Import
Archiv Pfad-Einstellung für Personal-Import

Für den Personal-Import müssen in den Einstellungen zwei Dateiordner angegeben werden.

  • "Verzeichnis für Dateien mit geändertem Personal" (Queue) dient als Speicherort für die zu importierenden Dateien die beim Personal-Import zur Verfügung stehen sollen.
    • Dieses Verzeichnis wird pro Benutzer festgelegt
  • "Verzeichnis für Dateien mit übernommenen Personal" (Archiv) dient als Ablage der bereits importierten Dateien und zum vergleich beim erneuerten Import des selben Personals.
    • Ein Initalstand des Archivs MUSS hergestellt werden,
      • wenn die Kommunikation in Betrieb genommen wird
      • oder neue 'Properties' ausgetauscht werden

Archiv

Das Archiv hält immer den letzten Stand der zu kommunizierenden Properties für das jeweilige Personal. Beim Importieren von geändertem, vorhandenen Personal wird ein Abgleich zwischen dem Stand im Archiv und der neuen zu importierenden Datei durchgeführt und die Unterschiede werden dann in Alex übernommen. Diese Vorgehensweise ist erforderlich damit Änderungen, welche bereits in Alex an den selben Properties durchgeführt wurden, nicht überschrieben werden. Sollte ein Property im Archiv nicht vorhanden sein, so wird beim Import der Stand von Alex überschrieben.

Dateinamen

Der Dateiname muss für das selbe Personal immer gleichbleibend sein.

Import

 Speicherort: "Verzeichnis für Dateien mit geändertem Personal" (Queue)
 Format: <Personalnummer>.csv
 Somit ergibt sich für das Personal mit der Personalnummer 4183 der Dateiname "4183.csv".

Archiv

 Speicherort: "Verzeichnis für Dateien mit übernommenen Personal" (Archiv)
 Format: <Personalnummer>.archive
 Somit ergibt sich für das Personal mit der Personalnummer 4183 der Dateiname "4183.archive".

Sicherung

 Speicherort: "Verzeichnis für Dateien mit übernommenen Personal" (Archiv)
 Format: <Personalnummer>.archive_save
 Dateien mit dieser Endung dienen als Sicherung einer Archiv-Datei und haben keine weitere Bedeutung für den Import-Vorgang.

Zum System

  • es muss je Personalnummer ein vollständiger Satz mit allen kommunizerten 'Properties' im File stehen
  • wird ein zusätzliches Property kommuniziert, muss ein neuer 'Initialstand' ins Verzeichnis Archiv für den gesamten Personalstand eingespielt werden

Problemlösungen

Externe Kennzeichen initialisieren

Externe Kennzeichnungen Berufsgruppe/Planungseinheit enthalten keinen Wert

Bei älteren Datenbanken kann es auftreten, dass die Externen Kennzeichnungen nicht automatisch den Wert vom Kurzzeichen übernehmen. Um dieses Problem zu lösen kann unter Systemeinstellungen->Schnittstellen "Externe Kennzeichen initialisieren" gesetzt werden.

Ablaufbeschreibung

Wenn der Benutzer, welcher den Personal-Import aktiviert hat, in ALEX einsteigt, wird im QUEUE-Ordner nach einer neuen Datei gesucht. Einstieg in ALEX:

  • Es wird automatisch die Personalstammdatenmaske des geänderten/neuen Mitarbeiters in ALEX geöffnet
  • Die importierten Daten müssen kontrolliert und bei Bedarf geändert werden
    • Sollen die Änderungen übernommen werden, so muss abgespeichert werden
    • Sollen die Änderungen nicht übernommen werden, so muss "Rückgängig" gemacht werden
  • Anschließend erscheint automatisch die Personalstammdatenmaske des nächsten Mitarbeiters in ALEX
  • Der Ablauf beginnt von vorne, bis alle geänderten/neuen Mitarbeiter durchgegangen wurden


Wenn Sie im laufenden Betrieb Mitarbeiter importieren wollen:

  • Klick in das Systemmenü

ImportPersonal.png

  • Anschließend werden die Mitarbeiter wie oben beschrieben importiert