Erfassungswerkzeug zum Informationsaustausch

Um wichtige Informationen innerhalb Ihres Betriebes zu transportieren, verwenden Sie die Funktion "Erfassungswerkzeug zum Informationsaustausch". Diese Funktion erlaubt es, Nachrichten mit Anhängen (Dokumente, Bilder) auf einfache Art und Weise für einen oder mehrere Mitarbeiter zu erfassen und zu versenden. Der Empfänger hat eine Übersicht über alle Nachrichten und kann diese beantworten oder "als gelesen" markieren.

Ziel dieser Funktion ist es, für den Arbeitsablauf wichtige Informationen von zentraler Stelle aus zu den betroffenen Mitarbeitern zu transportieren. Im ALEX-Sprachgebrauch verwenden wir die Begriffe "Supervisor" (Geschäftsführer, Abteilungsleiter, o.ä.) und "Selbstbedienungsbenutzer".

Es ist kein Ziel dieser Funktion, allfällige persönliche Nachrichten auszutauschen oder gar ein E-Mail-System zu ersetzen.

Supervisor

Der Supervisor kann für einen oder mehrere Mitarbeiter gleichzeitig eine Nachricht über den Monatsplan erfassen.

Nachrichten erfassen

• Monatsplan öffnen und auf das Symbol "Neue Nachricht" in der Werkzeugleiste klicken
• Gewünschten Mitarbeiter markieren und auf "Öffnen" klicken
• Es öffnet sich das Nachrichten Fenster
  • Betreff eingeben
  • Nachricht verfassen
  • auf OK klicken
• abschließend muss in der Symbolleiste auf "Speichern" geklickt werden

Dateien anhängen

Es ist ebenso möglich, mit einer Nachricht auch einen Anhang zu versenden:

• Klicken Sie auf "Datei auswählen"

• Wählen Sie die gewünschte Datei aus
• Abschließend auf das grüne Plus neben dem Anhang klicken

Markierung der Nachricht

eine Nachricht kann mit einer Markierung versehen werden - z.B. Wichtigkeit "Hoch", Intern, Besprechung...

• in der Nachricht auf das Symbol Markierung klicken
• die gewünschte Markierung mit Doppelklick auswählen
• abschließend auf das grüne Plus neben der Markierung klicken

Anlage einer neuen Markierung

• in der Stammdatenansicht im Navigator befindet sich der Punkt "Nachricht Markierung"

• auf das Grüne Plus klicken um eine neue Markierung anzulegen
• Bezeichnung eingeben und auf OK klicken

"Löschen" einer Nachricht

• Im Monatsplan auf "Posteingang öffnen"
• Gewünschte Nachricht anklicken - rechte Mauste - "Gelesen Ja/Nein"
• Die Nachricht wird "versteckt" und nicht mehr im Posteingang angezeigt

• Setzt man ein Häckchen bei "Gelesene anzeigen", so werden alle Nachrichten angezeigt:

Ungelesene Nachrichten anzeigen

Der Supervisor kann sich bei Bedarf ansehen, welche Nachrichten von den Empfängern noch nicht gelesen wurden:

• Im Navigator direkt auf den Punkt "Nachrichten" klicken
• Auf den Filter "Gesendet" klicken

• Gewünschte Nachricht markieren (es können auch mehrere Nachrichten markiert werden) und Rechtsklick "Nachricht ungelesen von" ausführen

Es erscheinen nun jene Nachrichten, die von den Empfängern noch nicht gelesen wurden

Selbstbedienungsbenutzer

Nachricht lesen

Um den Posteingang zu öffnen, klicken Sie im Jahresplan auf die Schaltfläche "Posteingang öffnen"

• die neue Nachricht kann nun mit Doppelklick geöffnet werden

Nachricht als gelesen markieren

Um eine Nachricht als gelesen zu markieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Posteingang öffnen
• Rechtsklick auf die gewünschte Nachricht
• auf "Gelesen Ja/Nein" klicken

Sobald die Nachricht vom Empfänger als Gelesen markiert wurde, hat der Absender die Information, dass der Empfänger die Nachricht auch tatsächlich gelesen hat.

Nachricht beantworten

Um auf eine Nachricht zu antworten, gehen Sie wie folgt vor:

• den Posteingang öffnen
• einen Rechtsklick auf die gewünschte Nachricht machen
• auf "Antworten" klicken

• Antworttext erfassen
• auf OK klicken
• abschließend muss in der Symbolleiste auf Speichern geklickt werden