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Inhaltsverzeichnis

Einstieg in ALEX

Der Einstieg erfolgt über unsere Homepage: http://www.bitfactory.at/

Kunde: at.xx.xxx

Benutzer: Nachname in Kleinbuchstaben

Kennwort: persönliches Kennwort


Symbolleiste

In der „Symbolleiste“ können folgende Aktionen durchgeführt werden:

Symbbollleiste.PNG


Tür: Aussteigen vom System

Navigator ein/ausblenden und Ansicht wechseln(Normalansicht, Stammdatenansicht, Anpassungsansicht)

Goldener Schüssel: Passwort ändern

Pfeil: Rückgängig

Blaues Dreieck: Alles Rückgängig, bis zur letzten Speicherung

Pfeil: Wiederherstellen

Diskette: Speichern

Blaue Pfeile: Datenaktualisierung

Stern: Aktive Benutzer anzeigen

Fragezeichen: Hilfe öffnen

Bei Erfassung oder Bearbeitung von Daten und Bestätigung durch Enter oder Ausführen werden die Symbole Rückgängig, Wiederherstellen und Speichern sichtbar.

Navigatoransicht

Mit Hilfe des Navigators können die verschiedenen Navigatorpunkte angesprochen werden. Nach dem Öffnen von Alex® ist der Navigator immer sichtbar. Abhängig von der Bildschirmgröße kann dieser unterschiedlich für die Anzeige eingestellt werden. Er ist entweder

  • immer im Vordergrund oder
  • immer im Hintergrund

Immer im Vordergrund

Der Navigator ist ständig am linken Bildschirmrand angezeigt. Abhängig von der eingestellten Ansicht sind die verschiedenen Navigatorpunkte (Zuletzt verwendet, Personal, Monatsplan, ...) sichtbar. Der Navigator kann jederzeit durch Klick auf das Navigator-Symbol Navigatorsymbol Web.PNG im Systemmenü ausgeblendet werden.

1 immer im Vordergrund.PNG

Immer im Hintergrund

Der Navigator ist nicht sichtbar. Der Arbeitsbereich schließt ganz links an. Durch Klick auf das Navigator-Symbol Navigatorsymbol Web.PNG im Systemmenü wird der Navigator wieder angezeigt.

Ein aus.PNG


Schulungsvideo: Aufbau Benutzeroberfläche


3 Immer im Hintergrund2.PNG

Es können drei verschiedene Navigatoransichten für die Bearbeitung gewählt werden. Ein Wechsel erfolgt über den Pfeil rechts neben dem Navigator-Symbol Navigatorsymbol Web.PNG im Systemmenü. Die zuletzt verwendete Navigatoransicht wird für diesen Benutzer gespeichert und beim nächsten Programmstart angezeigt.

Normalansicht

4 Normalansicht.PNG

Die Normalansicht bietet die Grundfunktionen für die Planungsverantwortlichen.

Stammdatenansicht

Die Stammdatenansicht bietet erweiterte Funktionen für Supervisoren.

Zusätzlich zu den Programmpunkten, die in der „Normalansicht“ angezeigt werden, kommen hier noch stammdaten- und abrechnungsrelevante Programmpunkte hinzu:


Anpassungsansicht

Die Anpassungsansicht beinhaltet alle Programmpunkte, auch jene die sehr selten aufgerufen werden.




Symbole - Bezeichnung/Verwendung

Zum Abruf und zum Ablegen von Daten stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung.


Schulungsvideo: Ausführen / Anzeigen / OK / Abbrechen / Speichern


Ausführen

Ausfuehren Web.png

  • Beim Suchen von Daten wird die Abfrage ausgeführt.
  • Bei der Neuanlage oder Bearbeitung von Daten werden die bisher erfassten Eingaben überprüft, ohne die Eingabemaske zu schließen.

Öffnen

Oeffnen Web.png

  • Nach dem Abfragen von Daten kann ein Datensatz mit diesem Symbol geöffnet werden. Verhält sich wie ein Doppelklick auf den Datensatz.

OK

OK Web.png

  • Bei der Neuanlage oder Bearbeitung von Daten steht es zum Ablegen der bisher erfassten Informationen mit anschließendem Verlassen der Eingabemaske.
ACHTUNG: Die Daten werden noch nicht gespeichert.

Abbrechen

Abbrechen Web.png

  • Bei der Neuanlage oder Bearbeitung von Daten steht es zum Verwerfen der bisher erfassten Informationen mit anschließendem Verlassen der Eingabemaske.

Speichern

Speichern Web.png

  • Alle, seit dem letzten Speichervorgang, eingegebenen Veränderungen werden im Hintergrund gespeichert.


Auffrischen.PNG

  • Ist man gleichzeitig mit anderen Benutzern in ALEX und es wurden Daten von einem anderen ALEX Benutzer geändert und gespeichert, so können diese Daten über den Button "Objekte neu laden" in ALEX aktualisiert werden.

Statustreppe

Nicht erzeugt: Pläne, die noch nicht erzeugt wurden. (ALEX rechnet noch keine Summen, außer Urlaub)

Plan: Solldienstplan (1. Zeile)

Ist: Istdienstplan (2. Zeile)

Abgeschlossen: Abgeschlossene und an die Lohnverrechnung übergeleitete Pläne.


Sobald Sie mit der Planung eines Monats beginnen möchten, müssen Sie bei geöffnetem Monatsplan den Status von „nicht erzeugt“ auf „Planung“ mit dem Symbol für „Planstatus nach vor“ (grüner Pfeil) durchführen.

Planstatus.PNG

Wenn Sie dies nicht machen, können Sie zwar Dienste und Abwesenheiten im Plan eintragen, es erfolgt aber keine Berechnung (Summen sind leer)!


Mit 1. eines Monats muss der aktuelle Monatsplan im Status "IST" sein. (Dies kann auch automatisch durch ALEX erfolgen. Dies muss am System eingestellt werden - Bitte bei uns nachfragen)


Der Planstatus muss immer chronologisch nach vor bzw. zurückversetzt werden. Das heißt, wenn z.B. der Jänner in „Planung“ ist, kann der Februar nicht im Status „Ist“ sein.


Sobald in den Summenspalten keine roten Felder mehr aufscheinen (alle Summen wurden bestätigt, ausbezahlt...) kann der Status auf „Abgeschlossen“ gesetzt werden. Erst dann kann mit der Überleitung in die Lohnverrechnung begonnen werden.

Summenbezeichnung

Standardsummen

Hier werden die häufigst verwendeten Summen beschrieben, falls Sie noch spezielle Summen haben, dann finden Sie die Beschreibung in der ALEX-Abrechnungscheckliste oder Sie fragen bitte bei uns nach.


  • DRZ V.gÜ.: Zeitguthaben, das der Mitarbeiter in den Vormonaten aufgebaut hat
  • MSoll: Sollstunden des Mitarbeiters im aktuellen Monat
  • MTtl: Totalstunden des Mitarbeiters im aktuellen Monat (gesamte geleistete Arbeitszeit)
  • M+/-: Differenz von Soll und Totalstunden
  • SÜ Änd: Summe aller angefallenen Zeitzuschläge des aktuellen Monats
  • DRZ V g.: Zeitguthaben, das der Mitarbeiter ins nächste Monat mitnimmt
  • UiT -: Urlaubskonsum im aktuellen Monat
  • UiT Rest: Urlaub in Tagen Rest zum Ende des Monats
  • UiS -: Urlaubskonsum im aktuellen Monat
  • UiS Rest: Urlaub in Stunden Rest zum Ende des Monats
  • D100%: Stunden, die am Ende des Monats übertragen werden (Dieses muss am Ende vom DRZ bearbeitet werden)
  • D125%: Mehrstunden einer Teilzeitkraft, die am Ende des Durchrechnungszeitraums mit 1:1,25 bewertet werden können (Dieses muss am Ende vom DRZ bearbeitet werden)
  • D150%: Stunden, die am Ende des Durchrechnungszeitraums mit 1:1,5 bewertet werden können (Dieses muss am Ende vom DRZ bearbeitet werden)
  • €100%:* Auszahlung Grundstunde (Ohne Bewertung)
  • €125%:* Auszahlung Mehrstunden (Grundstunde + 25%)
  • €150% g:* Auszahlung Überstunde (Grundstunde + 50%)

Saldenauszahlung

  • *S100%*: Zeitguthaben 1:1
  • *S125%:* Zeitguthaben 1:1,25
  • *SR125%:* Zeitguthaben 1:1 in Zeit, bei Auszahlung mit 25%
  • *S150%:* Zeitguthaben 1:1,5
  • *SR150%:* Zeitguthaben 1:1 in Zeit, bei Auszahlung mit 50%
  • €100%:* Auszahlung Grundstunde (Ohne Bewertung)
  • €125%:* Auszahlung Mehrstunden (Grundstunde + 25%)
  • €150% g:* Auszahlung Überstunde (Grundstunde + 50%)
  • €200% g:* Auszahlung Überstunde (Grundstunde + 100%)
  • *S+50:* Zeitguthaben Zeitzuschlag 50% (Aus diesem Topf kann ausbezahlt werden)
  • *S+70:* Zeitguthaben Zeitzuschlag 70% (Aus diesem Topf kann ausbezahlt werden)
  • *S+100:* Zeitguthaben Zeitzuschlag 100% (Aus diesem Topf kann ausbezahlt werden)
  • €+50:* Auszahlung Zeitzuschlag 50%
  • €+70:* Auszahlung Zeitzuschlag 70%
  • €+100:* Auszahlung Zeitzuschlag 100%

Personal

Personal anlegen

Öffnen Sie den Monatsplan jenes Monats, in welchem der Mitarbeiter eintritt.

Rechtsklick in der Kalenderzeile auf den Tag des Eintritts und „Neues Personal“ auswählen.

Es öffnet sich die Stammdatenmaske für die Personalanlage.

In der Kartei "Allgemein" sind folgende Daten zu erfassen: (Spezialitäten (Kartennummer, Evangelisch, Schwellenwert für aufwertbare DRZ-Überstunden, etc.) , entnehmen Sie der ALEX Abrechnungscheckliste oder bitte bei Firma Bitfactory nachfragen)

  • Personalnummer (Optional) - Wichtig für automatischen Export für Lohn und Abwesenheiten
  • Zuname
  • Vorname
  • Berufsgruppe
  • Religionszugehörigkeit (Optional)
  • Beschäftigungsausmaß in Prozent
    • Beispiel: Vollzeitkraft mit einer 40 Stunden Woche = 100
    • Beispiel: Teilzeitkraft mit einer 20 Stunden Woche = 50

(Wenn Soll nach Rahmenplan eingestellt ist, dann muss unbedingt ein Wochenzeitmodell beim Mitarbeiter hinterlegt werden, damit die Sollstunden für den jeweiligen Monat berechnet werden.)


Info: Wie die Abrechnung bei Ihnen eingestellt ist, entnehmen Sie bitte der ALEX - Abrechnungscheckliste oder fragen Sie bei uns nach.


Kartei "Allgemein":

Personall.PNG


Kartei "Urlaub in Stunden":

  • Von-Datum (= 1. des Eintrittsmonats)
  • Stichtag ( muss nicht befüllt werden, solange kein automatischer Zusatzanspruch von ALEX berechnet wird) - Info finden Sie in der Abrechnungscheckliste oder Sie fragen uns.
  • der Zubuchungstag (= 01.01.1900 – Urlaub wird mit Kalender zugebucht) oder der Zubuchungstag (= Eintrittsdatum - der Urlaub wird mit Eintrittsdatum zugebucht)
  • Zusatzanspruch (für Urlaub in Stunden wird eine Staffelung am Bereich hinterlegt, somit wird der Grundanspruch aliquot Beschäftigungsausmaß automatisch berechnet)

--> hat der Mitarbeiter mehr Urlaubsanspruch, so muss hier der Grundanspruch einer Vollzeitkraft hinterlegt werden zb.: 40)


Urlaub in Stunden.PNG

Kartei "Urlaub in Tagen":

  • Von-Datum (= 1. des Eintrittsmonats)
  • Stichtag ( muss nicht befüllt werden, solange kein automatischer Zusatzanspruch von ALEX berechnet wird) - Info finden Sie in der Abrechnungscheckliste oder Sie fragen uns.
  • der Zubuchungstag (= 01.01.1900 – Urlaub wird mit Kalender zugebucht) oder der Zubuchungstag (= Eintrittsdatum - der Urlaub wird mit Eintrittsdatum zugebucht)
  • Zusatzanspruch (für Urlaub in Tagen muss Grundanspruch und evtl. Zusatzanspruch hier hinterlegt werden)


Urlaub in Tagen.PNG



WICHTIG

ALEX arbeitet mit dem Eintrag, der ein rotes x hinterlegt hat.

Die Zeile mit dem grünen Plus, ist eine Vorlagenzeile. Mit dieser Zeile, kann eine neue Urlaubszeile angelegt werden. (zb. Erhöhter Anspruch, Wiedereintritt, etc.)


Kartei "Mutterschutzgesetz":

In diesem Reiter kann hinterlegt werden:


  • Schwanger (Schriftliche Bestätigung vom Arzt)


  • Mutterschutz

Die Zuteilung der Stammplanungseinheit wird beendet


  • Karenz

Beim Urlaub wird das Bis-Datum mit dem Datum Ende Mutterschutz eingetragen


  • Sonstige Inaktivzeit

Die Zuteilung der Stammplanungseinheit wird beendet

Beim Urlaub wird das Bis-Datum mit dem Datum Beginn Sonstige Inaktivzeit eingetragen


Kartei "Personalinfo":

Hier können persönliche Daten vom Mitarbeiter erfasst werden:

  • Telefonnummer
  • Sozialversicherungsnummer
  • Straße
  • Stadt/Land
  • Handzeichen für Pflegedoku
  • Einstufung

Untermonatiger Eintritt

  • Öffnen Sie den Monatsplan jenes Monats, in welchem der Mitarbeiter eintritt. In der Kalenderzeile auf den Tag des Eintritts und „Neues Personal“ auswählen. Es öffnet sich die Stammdatenmaske für die Personalanlage.

Personal bearbeiten

  • Öffnen Sie den Monatsplan, ab welchem die Änderung in Kraft tritt.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Mitarbeiter in der Namensspalte und wählen Sie "Bearbeiten" aus.
  • Es öffnen sich die Personalstammdaten.
  • Sie können alle Daten wie unter „Personal anlegen“ beschrieben abändern.
  • Wichtig: Die Änderungen sind immer ab dem Monatsersten des Monats gültig, in welchem der Rechtsklick durchgeführt wurde. (Siehe Bild oben - Datum neben dem Namen = Stichtag zb.: 01.04.2016)


Sie können Daten auch über den Verlauf ändern --> Symbol rechts neben der Bezeichnung

Verlauff.PNG


Personal austreten lassen

  • Öffnen Sie den Monatsplan, in welchem der Mitarbeiter austritt.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Mitarbeiterzeile auf den letzten Arbeitstag Austritt web.png.

Wiedereintritt

Wenn ein Mitarbeiter bereits beschäftigt war, ist es möglich ihn ganz einfach über den Monatsplan wiedereintreten zu lassen. Hierfür öffnen Sie bitte den Monatsplan des entsprechenden Monats, in dem der Mitarbeiter wieder eintreten soll. Klicken Sie in der Kalenderzeile mit der rechten Maustatste auf den Tag des Wiedereintritts und wählen Sie die Option "Wiedereintritt" aus.


Wiedereintritt.png


Es öffnet sich ein Suchfenster, wo Sie bitte den Zunamen des Mitarbeiters eingeben und auf Ausführen klicken.


Wiedereintritt2.png

Um den Mitarbeiter wieder eintreten zu lassen, machen Sie einen Doppelklick auf seinen Namen, oder einfacher Klick und "Öffnen".


Poolzuteilung

Nähere Information dazu finden Sie hier Poolzuteilung

Benutzer (Achtung: Keine Selbstbedienungsbenutzer)

Eine Beschreibung für die Anlage von Alex-Bentutzern finden Sie hier Alex-Benutzer

Selbstbedienungsbenutzer anlegen

Eine Beschreibung für die Anlage eines Selbstbedienungsbenutzer finden Sie hier Selbstbedienungsbenutzer

Wenn Sie eine spezielle Anlage eines Selbstbedienungsbenutzer haben, dann finden Sie dies in der ALEX-Abrechnungscheckliste oder fragen Sie bitte bei uns nach.

Monatsplan öffnen

Der Monatsplan kann auf verschiedene Arten geöffnet werden. Die einfachste Variante ist der Weg über den „Zuletzt verwendet“ Navigatorpunkt.



Schulungsvideo: Dienstplan öffnen


Zuletzt verwendet

Hier werden die 20 letzten Arbeitsblätter (Pläne, Mitarbeiter, Reports, etc.) angezeigt, die vom Benutzer eingesetzt wurden. Im Normalfall befindet sich somit der letzte bearbeitete Monatsplan an oberster Stelle. Dieser wird durch Klick auf den Eintrag geöffnet.

6 zuletzt verwendet.PNG

Navigator

Ein Öffnen vom Monatsplan ist auch über den Navigator möglich. Dafür muss beim gleichnamige Navigatorpunkt das Fernglas ausgewählt werden werden.

Suche Monatsplan für Statusübersicht

Die Statusübersicht stellt die Hauptsuche für die Monatspläne dar. Für den eingestellten Monat (das ist standardmäßig der aktuelle Monat) werden alle für den Benutzer freigegebenen Planungseinheiten angezeigt. Durch Doppelklick auf die Planungseinheit wird der Monatsplan geöffnet.

7 Suche MP für Statusübersicht.PNG

Wollen Sie einen anderen Monatsplan öffnen, als den aktuellen, geben Sie bitte bei "von" das entsprechende Datum ein und klicken Sie danach auf "Ausführen". Durch Doppelklick lässt sich der Plan dann wieder wie oben beschrieben öffnen.

Suche Monatsplan für Plan von/bis

Weiters kann auch die Suche Monatsplan von/bis ausgewählt werden. Dazu muss der Navigatorpunkt "Monatsplan" zuerst maximiert werden:

8 Suche MP für Plan von-bis.PNG

Nach Auswahl der gewünschten Planungseinheit werden die Monatspläne für den eingestellten Zeitraum (das ist standardmäßig das aktuelle Kalenderjahr) gruppiert nach Planungsstatus angezeigt.

8 2 Suche Monatsplan für Plan von-bis.PNG

Monatsplan - Nächsten/Vorherigen öffnen


Schulungsvideo: Jahresplan für Planungseinheit öffnen



Befindet man sich bereits in einem Monatsplan der Planungseinheit, kann mit Klick auf die Pfeile von „Vorherigen öffnen“ oder „Nächsten öffnen“ der Vormonat oder Folgemonat dieser Planungseinheit geöffnet werden. Diese Symbole sind in der Gruppe „Monatsplan“ in der Werkzeugleiste zu finden.

Monatsplan andereMonate Web.png

Durch Klick auf die unterhalb der Pfeile stehenden Möglichkeiten „Vorherigen öffnen“ bzw. „Nächsten öffnen“ kann man mehrere Monate in die Vergangenheit bzw. in die Zukunft öffnen.

9 Über anderen Monatsplan.PNG


WICHTIG

Wenn Sie mehrere Monate in einem Fenster öffnen, achten Sie immer darauf von welchen Monat Sie sich die Summen ansehen.


Summenmehrere Monate.PNG


Durch einen Klick mit der linken Maustaste in den Monatsplan, erscheinen dann die Summen des jeweiligen Monats.


Summenmehrere Monatee.PNG

Besetzungreport

Im Monatsplan befindet sich unten am Plan der Besetzungsreport.

Standardmäßig werden hier die Dienste aufgelistet, die am Monatsplan angelegt sind.

Wird nun ein Dienst im Dienstplan eingetragen, so erscheint die Anzahl im Besetzungsreport.

Besssetzung.PNG

Um sich nur spezielle Dienste, Planungscode, etc. in diesem Besetzungsreport anzeigen zu lassen, kann man sich eigens definierte Reports anlegen. Siehe Besetzungskonten und Budgets oder fragen Sie bei uns nach.

Anzeige Anzahl am Tag im Monatsplan

Klickt man im Monatsplan mit der linken Maustaste auf einen Dienst, so erscheint unter der Kalenderzeile die Anzahl, wie oft dieser Dienst, Planungscode oder Farbmarkierung eingetragen ist.

Anzahl am Tag.PNG

Dienste

Dienst anlegen

  • Öffnen Sie den Monatsplan.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Gruppe "Dienste" in der Legende.
  • Wählen Sie Gruenes Plus web.png Anlegen aus.
  • Füllen Sie die Stammdaten "Allgemein" wie gewohnt aus (Plansymbol, Farbe, Bemerkung).


Dienst Donnerstag.PNG


  • Öffnen Sie den Reiter "Zeitbereich":
    • "Von" und "Bis" mittels Tastatur oder Uhr eingeben
    • Berechnung:

Standardschemen in ALEX

Normalzeit = Zeit, an dem der Mitarbeiter arbeiten muss

Kannzeit = Zeit, an dem der Mitarbeiter nicht arbeiten muss. Arbeitet der Mitarbeiter jedoch in diesem Bereich, so wird die Zeit automatisch angerechnet.

Nicht rechnen = Zeit wird nicht automatisch angerechnet. Weiters erscheint ein grünes Plus im Monatsplan - Falls die Einstellungen (=Standeskontrolle) dafür am System getroffen sind (Bitte fragen Sie bei uns nach)


WICHTIG : Sollten bei Ihnen andere Schemen vorhanden sein, dann bitte bei uns nachfragen, wie die Dienste angelegt gehören.


Zeitbereiche.PNG


  • Eingabe mit grünem Plus oder OK bestätigen OK web.png

Dienst ändern/kopieren

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dienstsymbol in der Legende.
  • Wählen Sie Dienst bearbeiten web.png aus.
  • Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
  • Wichtig: Wurde ein Dienst im Status "IST" bereits verwendet, kann der Dienst nicht mehr verändert werden. Der Dienst muss vor der Änderung kopiert werden.
  • Um einen Dienst zu kopieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dienstsymbol und wählen "Kopieren" aus.
  • Es wird ein neuer Dienst erstellt der als Bezeichnung das aktuelle Datum trägt. Diesen Dienst können Sie nun entsprechend Ihren Anforderungen verändern und umbenennen.


Dienst löschen

  • Dienste können nicht gelöscht werden. Dienste die nicht mehr verwendet werden sind mit einem Ablaufdatum zu versehen.
  • Klicken Sie den Dienst mit der rechten Maustaste in der Legende an und wählen Sie Dienst auslaufen lassen web.png aus.
  • Der Dienst ist ab diesem Monat nicht mehr gültig, wo die Aktion durchgeführt wird.


Grüne Umrandungen bei Diensten im Status "nicht erzeugt"

  • Die grünen Umrandungen entstehen dann, wenn der Plan bereits im Status "Planung" war und eine Änderung über das Kommt-Geht-Fenster eingetragen wurde. Wird der Plan danach wieder in den Status "nicht erzeugt" zurückgesetzt, wird der geänderte Tag grün umrandet.

Grüne Umrandung.PNG


Wochenzeitmodell erstellen

Berufsgruppe anlegen

  • In Navigator bei Berufsgruppe auf das Fernglas klicken
  • Eine vorhandene Berufsgruppe markieren
  • Kopieren + Einfügen anklicken
  • Kopierte Berufsgruppe (aktuelles Datum + Uhrzeit) Doppelklick und umbenennen


Berufsgruppeee.PNG


Statustreppe

Alex® 7 arbeitet mit folgenden Bearbeitungsstatus:

Versiegelt: Pläne vor dem Stichtag der Datenübernahme, falls Version 6.5 verwendet wurde.

Abgeschlossen : Abgeschlossene und an die Lohnverrechnung übergeleitete Pläne.

Ist: Istdienstplan (2. Zeile)

Plan: Solldienstplan (1. Zeile)

Nicht erzeugt: Pläne, die noch nicht erzeugt wurden.


Sobald Sie mit der Planung eines Monats beginnen möchten, müssen Sie bei geöffnetem Monatsplan den Status von „nicht erzeugt“ auf „Planung“ mit dem Symbol für „Planstatus nach vor“ durchführen. Wenn Sie dies nicht machen, können Sie zwar Dienste und Abwesenheiten im Plan eintragen, es erfolgt aber keine Berechnung! Bsp.: Eintrag von zukünftigen Urlauben, Fortbildungen, etc. um diese bei der Dienstplanung gleich berücksichtigen zu können!

Der Wechsel der Status wird IM Dienstplan mit folgenden Symbolen durchgeführt:

Status nachvor.png Status zurück.png

WICHTIG:

Der Planstatus muss immer chronologisch nach vor bzw. zurück versetzt werden. D.h. wenn z.B. der Jänner in Planung ist, kann der Feb. nicht im Status IST sein.

Oder wenn Sie z.B. den Jänner und Februar abgeschlossen haben und im März aber für den Jännerplan noch etwas ändern möchten, so müssen Sie vorher den Februar zurück ins IST setzen und dann können Sie erst den Jänner in den IST, d.h. in den Bearbeitungsstatus zurück versetzen.


Monatsplan bearbeiten

Die geöffneten Pläne werden in Form von Karteien dargestellt.

Die Karteiblätter befinden sich rechts neben der Navigatortitelleiste.

Durch Klick auf eine Kartei, wird diese in den Vordergrund geholt.


Bildschirmaufbau Monatsplan Web.png



Meldungsfensterr.PNG


Wie im Bild ersichtlich, befinden sich unterhalb vom Monatsplan noch 3 Felder, die durch eine Linie (rot umrandet) verschoben werden können.

1.Besetzungreport

2.Meldungsfenster

3.Legende


Meldungsfenster

Wenn Texte bzw. Abrechnungshinweise, leichte oder schwere Fehler für einen Mitarbeiter entstehen, wird dies durch ein Symbol in der Namensspalte angezeigt. Mittels Tooltip der Namensspalte kann das Meldungsfenster ausgelesen werden.

Hinweiszeichen.png Text oder einfacher Abrechnungshinweis

Warnung.png Leichter Fehler

SchwererFehler.PNG Schwerer Fehler, der Plan kann nicht in den nächsten Status gewechselt werden.

Tooltip Namensspalte.png Beispielhaftes Tooltip in der Namensspalte mit einem schweren Fehler



Bildschirmdarstellung

Einzeilig / zweizeilig, Zellengröße und Zellenbreite

Plan einmehrzeilig.png Durch Klick auf „Plan Ein/Mehrzeilig“ kann schnell und einfach zwischen einer ein- bzw. zweizeiligen Dienstplandarstellung gewechselt werden. Dieses Symbol ist Teil der Gruppe „Allgemein“.

Zellengroesse Web.png Die Zellengröße des Arbeitsblattes kann mittels Klick auf „Zellen größer“ bzw. „Zellen kleiner“ verändert werden. Diese Symbole sind ebenfalls Teil der Gruppe „Allgemein“.

Breite Web.PNG Die Zellenbreite des Arbeitsblattes kann mittels Klick auf „Zellen breiter“ bzw. „Zellen schmaler“ verändert werden. Diese Symbole sind ebenfalls Teil der Gruppe „Allgemein“.


Sonstige Bildschirmeinstellungen

Alle übrigen Bildschirmeinstellungen werden durch direkten Klick auf den Bildschirm Bildschirmeinstellung Symbol Web.PNG in der Gruppe „Allgemein“ angezeigt. Nähere Informationen zu den möglichen Bildschirmeinstellungen finden sie hier: Bildschirmeinstellungen.

12 sonstige Bildschirmeinstellungen.PNG

Summenansicht ändern

Die eingestellte Summenansicht am rechten Bildschirmrand (Monatsplan) kann verändert werden:


  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Summenüberschrift am Monatsplan.

Summenansicht ändern.PNG



  • Klicken Sie auf "Andere Ansicht auswählen"


  • Wählen Sie die gewünschte Ansicht mit einem Doppelklick aus.

Kommt-/Gehtzeiten ändern


Schulungsvideo: Arbeitszeiten erfassen

Schulungsvideo: Abwesenheiten stundenweise erfassen


Die hinterlegten Zeiten eines Dienstes können verändert werden, indem Sie einen Rechtsklick auf den eingetragenen Dienst beim Mitarbeiter machen und "Kommt/Geht bearbeiten" auswählen. Es wird nun die Kommt-/Gehtzeitenmaske geöffnet.

Die Zeiten können in dieser Maske verändert werden.

13 1 Kommt-Gehtzeiten ändern.PNG


Verwenden Sie für Änderungen die nebenstehenden Uhrensymbole ( Uhrsymbole Web.PNG ) um die genaue Uhrzeit auszuwählen oder geben Sie die Änderungen mittels Tastatur ein.

Info: Wenn Sie die Zeit mittels Tastatur eingeben, können Sie die Zeit ohne Doppelpunkt eingeben (zb.: 0715). Bei dieser Eingabeform, darf jedoch nicht "Heute" im Feld stehen.

Um Änderungen zu übernehmen muss die Kommt-/Gehtzeitenmaske mit Klick auf Okay ohneText Web.PNG verlassen werden.

13 2 Kommt-Gehtzeiten ändern.PNG


Dienstzeiten können verlängert oder verkürzt werden, indem Sie z.B. das vorgeschlagene Dienstende verändern.

13 3 Dienstzeit verlängern.PNG


Einen neuen Zeitbereich können Sie in der obersten Zeile eintragen.

13 3 Neue Zeitzeile.PNG


Spezielle Tätigkeiten oder Abwesenheiten werden durck Klick auf die Schaltfläche „Anwesend“ ausgewählt.

13 4 Anwesend.PNG


Überlappende Zeitstrecken fließen automatisch in die Dienstzeit ein:

13 5 1Überlappende Zeitstrecken.PNG 13 5 2 Überlappende Zeitstrecken.PNG


Planungscode über Kommt-Geht-Fenster rauslöschen

Ein Arztbesuch wurde im Kommt-Geht-Fenster eingtragen:

PC.PNG


Der Planungscode kann über Klick auf den blauen Würfel und dann mittels Klick auf "Abbrechen" gelöscht werden:

PC löschen.PNG


Danach ist der Planungscode Arztbesuch gelöscht und es steht wieder Anwesend im Fenster

PC gelöscht.PNG

Kommt-Geht Eintrag kopieren

Diese Funktion wird verwendet um beispielsweise Besprechungen/Fortbildungen etc. für mehrere Mitarbeiter von einem Plan zu planen.

  • In der Werkzeugleiste den Pfeil neben dem Uhrensymbol anklicken und "Kommt/Geht einstellen" wählen.

KommtGeht1.png

  • In dem geöffneten Fenster, kann nun die Kommt/ Gehtzeit und Planungscodes wie gewohnt definiert werden. Wichtig ist dabei, dass für die eingetragene Zeit ein Planungscode definiert wird, damit ALEX die Zeiten verarbeiten kann.

KommtGeht2.png

  • Bestätigung des Fensters mit Klick auf OK.
  • Nun in der Werkzeugleiste direkt auf die Uhr klicken.

KommtGeht3.png

  • Nun haben Sie die definierte Kommt/Gehtzeit am Mauszeiger und können Sie bei jedem beliebigen Mitarbeiter im Monatsplan eintragen, solange bis Sie auf das Mauszeigersymbol klicken oder einen Dienst/Planungscode aufnehmen.

Färbige Umrandungen am Tag

Umrandungen.PNG


Rot = Es ist zum geplanten Dienst ein Minus entstanden


Schwarz = Es ist zum geplanten Dienst ein Plus entstanden


Grün = Die Sollzeit vom Dienst wurde erreicht, jedoch war an diesem Tag etwas spezielles.

zb.: Mitarbeiter ist 1h früher gekommen und 1h früher gegangen oder der Mitarbeiter war beim Arzt, Fortbildung, etc.

Tages bzw. Wochenüberstunden

Wie die Einstellungen bei Ihnen im ALEX sind, entnehmen Sie bitte der ALEX-Abrechnungscheckliste oder fragen Sie bei uns nach.

Die detaillierte Beschreibung der Vorgehensweise im ALEX finden Sie hier Tages bzw. Wochenüberstunden

Inanspruchnahmen eintragen (Apotheke)

Für Nacht- und Bereitschaftsdienste müssen die Inanspruchnahmen eingetragen werden, damit die Daten auch mittels Lohnartenliste an die Lohnverrechnung übermittelt werden.

Folgendermaßen Vorgehen

  • Rechtsklick auf den entsprechenden Nacht- oder Bereitschaftsdienst
  • „Spezielle Tageswerte“ auswählen
  • Hier können Sie rechts die jeweilige Anzahl an Inanspruchnahmen eingeben

Inanspruchnahmen.PNG

  • Anschließend mit OK bestätigen

Stempelungen bearbeiten (bei automatischer Zeiterfassung)

Um einen Monatsplan abzuschließen, müssen alle Stempelungen korrekt sein. Es kann passieren, dass fehlerhafte Zeitstempel entstanden sind, die Sie korrigieren müssen.

Um zu sehen, welche Stempelungen Sie nachbearbeiten müssen, können Sie sich die Standeskontrolle (Ampel) einstellen.Zeitstempel1.png

  • Ein orangenes Feld mit schwarzem Fragezeichen kennzeichnet einen Tag, an dem zwar Stempelungen vorhanden sind, aber kein Dienst hinterlegt war. Hier müssen Sie nur einen entsprechenden Dienst hinterlegen.Zeitstempel2.png
  • Ein schwarzes Feld mit gelben Fragezeichen kennzeichnet einen Tag, an dem fehlerhafte Stempelungen vorhanden sind, die Sie nun korrigieren müssen. Zeitstempel3.png
  • Ein grünes Feld mit einem Plus kennzeichnet einen Tag, an dem in den Bereich „Nicht rechnen ...“ gestempelt wurde. Pluss.PNG

Welche Einstellungen für das grüne Plus hinterlegt werden können, ist hier beschrieben Standeskontrolle


Mit einem Doppelklick auf das Kommt/Geht-Fenster können sich folgende Szenarien darstellen:

Fehlende Geht-Stempelung:

Zeitstempel4.png

Hier muss die entsprechende Geht-Zeit nachgetragen werden.


Fehlende Kommt-Stempelung:

Zeitstempel5.png

Hier muss die enstprechende Kommt-Zeit nachgetragen werden


Zweimal „Kommt“ gestempelt:

Zeitstempel6.png

Hier muss die erste Zeile (rot) herausgelöscht und die zweite Zeile entsprechend korrigiert werden


Fehlt die Stempelung komplett so kann sie manuell im Kommt/Geht Fenster eingegeben werden.

Text erfassen

Es können Texte für einen oder mehrere Mitarbeiter erfasst werden:


Text für einen einzelnen Mitarbeiter erfassen:

  • Rechtsklick auf den Tag in der Kalenderzeile, an welchem der Text erfasst werden soll --> "Text erfassen für"
  • Danach kann der Mitarbeiter ausgewählt und ein Text eingetragen werden

15 Text erfassen einzelner MA.PNG


Text für alle Mitarbeiter erfassen:

  • Rechtsklick auf den Tag in der Kalenderzeile, an welchem der Text erfasst werden soll --> "Text erfassen für Alle"
  • Danach kann der Text für alle Mitarbeiter erfasst werden

15 2 Text erfassen alle.PNG


Text erfassen am Tag:

  • Rechtsklick auf den Tag im Monatsplan, an welchem der Text erfasst werden soll --> "Text erfassen"

Text erfassennn.PNG


Text erfassen im Kommt/Geht Fenster:

  • Doppelklick auf den Tag, wo man im Kommt/Geht Fenster einen Text erfassen möchte
  • Dann neben der Zeit auf dieses Symbol klickenTexterfassen.PNG
  • Es öffnet sich ein neues Fenster - hier kann nun der gewünschte Text zu dieser Zeit erfasst werden.

Ausdruck

Monatsplan

Klicken Sie auf das Symbol „Drucken“ Drucken.PNG in der Gruppe „Ausdruck“.

Es öffnet sich der Monatsplan als PDF in einer eigenen Registerkarte im Browser.

Dies ist nur eine Vorschau, welche über das Druckersymbol dann ausgedruckt werden kann.

Stundennachweis

Stundennachweise können entweder für einen einzelnen Mitarbeiter, oder für alle Mitarbeiter gedruckt werden.

Einzeln

  • Klicken Sie mit der rechte Maustaste auf den Namen des Mitarbeiters in der Namensspalte.
  • Wählen Sie Stundennachweis öffnen Sstundennachweis.PNG aus.


Gesammelt

  • Klicken Sie neben dem Icon „Drucken“ auf den blauen Pfeil.
  • Wählen Sie „Stundennachweis“ au.
  • Es öffnet sich ein PDF als eigene Registerkarte im Browser mit den Stundennachweise aller Mitarbeiter von diesem Monatsplan.

Stundennachweis alle MA web.png


Wochenplan drucken

Soll nur eine Woche vom Dienstplan gedruckt werden:

  • Rechtsklick in die gewünschte Kalenderwoche

Wochenplan.PNG


  • anschließend wird nur diese Kalenderwoche ausgedruckt (in diesem Fall 09. - 15. )


Detaillierte Informationen zu Ausdruckeinstellungen und Möglichkeiten finden Sie unter Druckeinstellungen

Wunschurlaub eintragen

Dies kann nur dann verwendet werden, wenn diese Funktionalität im Alex freigeschalten wurde.

Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier Wunschurlaub eintragen

Erfassungswerkzeug zum Informationsaustausch

Dies kann nur dann verwendet werden, wenn diese Funktionalität im Alex freigeschalten wurde.

Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier Erfassungswerkzeug zum Informationsaustausch


ALEX-Handy-Apps

Dies kann nur dann verwendet werden, wenn diese Funktionalität im Alex freigeschalten wurde.

Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier ALEX® Apps: Timesheet und Timestamp

Jahresplan

Schulungsvideo: Jahresplan eines Mitarbeiters öffnen


Der Jahresplan des Mitarbeiters kann jederzeit über den Monatsplan geöffnet werden.

  • Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Namen in der Namensspalte.
  • Wählen Sie Jahresplan öffnen aus.

Eine weitere Möglichkeit ist die Öffnung des Jahresplans über die Personalsuche. Suchen Sie den Mitarbeiter, öffnen Sie die Personalstammdaten (mittels Doppelklick auf den Mitarbeiter). In der Werkzeugleiste auf folgendes Symbol klicken: Jahresplanaufruf Web.PNG Dadurch öffnet sich der Jahresplan, der somit auch auch als Einzeldienstplan verwendet werden kann.

Jahresplan Web.png

Bei Monaten mit 30 oder weniger Tagen werden die nicht existenten Tage mit einem schwarzen X dargestellt (zB 29., 30. und 31. im Februar).

Jahresplan Tage Web.png

Unterhalb der Monatsbezeichnung ist die zum Monatsersten gültige Stammplanungseinheit ersichtlich. Rechts daneben befindet sich der aktuelle Bearbeitungsstatus.

Statuss.PNG

Abrechnung Ende DRZ (=Durchrechnungszeitraum)

Sobald die Istzeiterfassung beendet ist kann mit der Abrechnung begonnen werden.

Wie Sie vorgehen müssen, entnehmen Sie bitte der ALEX - Abrechnungscheckliste oder wenden Sie sich bitte an uns.

Wurde das Monatsergebnis vollständig bearbeitet (in den Summenspalten scheinen keine roten Felder mehr auf) muss der Plan in den Status „Abgeschlossen“ übergeführt werden.

Der Dienstplan ist fertig für die Lohnüberleitung.


Monatswerte einmalig manuell korrigieren

Zb.: Mitarbeiter erhält im Jänner seinen neuen Grundanspruch – 190 Stunden und man möchte 20 Stunden Urlaub dazu buchen

(zB. Derzeitiger Stand: 190 Stunden Urlaubrest, Gewünschter Stand: 210 Stunden Urlaubsrest, Urlaub in Stunden Korrekturwert Monat: +20)

  • Im Monatsplan, Rechtsklick auf den Mitarbeiter
  • Spezielle Monatswerte auswählen

Monatswerte korrigiern.PNG

Welche Werte Sie korrigieren ist unterschiedlich am System hinterlegt. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an uns.

Lohnartenliste

um Zulagen, Auszahlungen, etc.… zu kontrollieren:


Lohnarten von einzelnem Mitarbeiter ansehen: In der Namensspalte beim Mitarbeiter Rechtsklicken --> „Info Lohnarten“ auswählen Info Lohnarten web.png


Lohnartenliste für alle Mitarbeiter drucken: Neben dem Drucksymbol in der Werkzeugleiste auf den blauen Pfeil klicken --> „ Lohnartenliste“ auswählen Lohanrtenliste web.png


Lohnartenliste für mehrere Planungseinheiten drucken: Siehe Lohnartenliste für mehrere Planungseinheiten

Lohnartenschnittstelle erzeugen (automatische Überleitung)

Eine Lohnartenschnittstelle kann nur dann erzeugt werden, wenn diese Funktionalität im Alex freigeschalten wurde. Siehe Lohnüberleitung automatisch (Web)

Abschluss Pläne

Sobald die Istzeiterfassung beendet ist und sich die Pläne im Status "Abgeschlossen" befinden, können die Lohnarten übergeleitet werden. Im aktuellen Monat werden immer die Lohnarten des Vormonats übergeleitet.

Beispiel:

  • aktueller Monat: April
  • übergeleiteter Monat: März

Lohnarten übermitteln

Die Lohnartenexports können aus der Übersicht "Monatsplan für Statusübersicht" erstellt werden. Gehen Sie dazu im Navigator zum Programmpunkt "Monatsplan". Dieser kann über das Fernglas geöffnet werden. Es erscheint eine Liste aller Monatspläne.

Durch Rechtsklick auf einen Monatsplan erscheint folgendes Kontextmenü:

Kontextmenü Lohnartenexport1.PNG


Durch Klick auf den Punkt "Lohnarten/Abwesenheiten übermitteln" (in der Abb. grau hinterlegt) können die Lohnarten übergeleitet werden. Es werden jene Planungseinheiten übermittelt, die ausgewählt wurden. Mittels gedrückt halten der STRG-Taste auf der Tastatur können mehrere Planungseinheiten ausgewählt werden.


Gibt es noch offene Änderungen, die noch nicht gespeichert wurden, erscheint bei Klick auf "Lohnarten/Abwesenheiten überleiten" folgende Meldung:

Speichern Lohnartenexport.PNG

Es muss zuvor gespeichert werden, damit der Lohnartenexport erstellt werden kann.

Wurde der Lohnartenexport erfolgreich angelegt, wird ein E-Mail mit der Lohnartenschnittstelle und einer Lohnartenliste als PDF an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet (Wartezeit: ca. 2 min)