Stempelnachbearbeitung

Aus ALEX Wiki
Wechseln zu: Navigation, Suche

Bei der elektronischen Zeiterfassung können unterschiedlichste Stempelfehler auftreten, die manuell nachzubearbeiten sind, z.B.:

  • Der Mitarbeiter verwechselt die Felder auf der Stempeluhr
  • Der Mitarbeiter stempelt mehrmals (bspw. 2 Mal für den Dienstbeginn)
  • Der Mitarbeiter vergisst auf eine Stempelung

Typen von Stempelungen

Mögliche Stempelungen und deren Bearbeitung werden hier beschrieben. Dabei muss zwischen drei Typen von Stempelungen unterschieden werden:

  • KOMMT / GEHT: Stempelungen zu Dienstbeginn und Dienstende
  • ABWESENHEITEN: Stempelung von Abwesenheiten wie Arztbesuche, Behördengänge etc. (beim Planungscode muss bei Planungscodeart "Abwesend" hinterlegt sein)
  • ANWESENHEITEN: Stempelung von Anwesenheiten wie Besprechungen, interne Fortbildungen etc. (beim Planungscode muss bei Planungscodeart "Anwesend" hinterlegt sein)

Darstellung auf der Stempeluhr

Auf der Stempeluhr gibt es die unterschiedlichsten Felder, die zum Stempeln verwendet werden. Diese sind in der oben angeführten Abbildung farblich gekennzeichnet:

  • Rot: KOMMT / GEHT
  • Grün: ABWESENHEIT (Bsp.: Arztbesuch)
  • Blau: ANWESENHEIT (Bsp.: Besprechung)

Hier gibt es nähere Informationen, wie ein Planungscode auf der Stempeluhr angezeigt werden kann: Stempeluhr

Wie kann man nachzubearbeitende Stempelungen erkennen?

Ob eine Stempelung nachzubearbeiten ist, kann auf zwei Varianten erkannt werden:

  • Meldungsfenster: Ein schwerer Fehler erscheint in der Namenspalte und im Meldungsfenster gibt es eine Information zu einem fehlerhaftem Zeitstempel
  • Standeskontrolle: Durch Einschalten der Standeskontrolle werden die Tage im Dienstplan mit einem Symbol gekennzeichnet.

Nachbearbeitung

Vorgehensweise

Fehlende Stempelungen werden am besten über "Stempel manuell erfassen" nacherfasst. Eine Bearbeitung über das Kommt-/Geht-Fenster ist auch möglich. Erstere Variante hat jedoch Vorteile:

  • Fehlt eine Beginn-Stempelung (KOMMT, Beginn Planungscode) und soll diese unmittelbar nacherfasst werden (aktueller Tag) sollte dies über die "Stempel manuell erfassen" erfolgen, da bei es bei Eingabe im Kommt-/Geht-Fenster ansonsten zu Problemen mit der GEHT-Stempelung kommt (Darstellung). Dies würde beispielhaft wie folgt aussehen:
Beispiel: Die KOMMT-Stempelung wird unmittelbar nach Dienstbeginn manuell im Kommt-/Geht-Fenster nacherfasst. Der Mitarbeiter stempelt sein Dienstende.


  • Wird ein Dienst im Monatsplan gelöscht, gehen alle manuellen Änderungen und Eingaben im Kommt-/Geht-Fenster verloren. Stempelungen (von der Stempeluhr, über "Stempel manuell erfassen") bleiben erhalten.

Stempel manuell erfassen

Die Funktion "Stempel manuell erfassen" kann wie folgt aufgerufen werden:

  • Personalsuche - Klick rechte Maustaste auf den Mitarbeiter - Kontextmenü: Stempel manuell erfassen
  • Im Monatsplan - Klick rechte Maustaste auf den Mitarbeiter - Kontextmenü: Stempel manuell erfassen
  • Im Monatsplan - Klick rechte Maustaste in eine beliebige Summenspalte beim jeweiligen Mitarbeiter - Kontextmenü: Stempel manuell erfassen

Die Maske zum Erfassen der Stempelungen sieht wie folgt aus:


  1. Es kann ausgewählt werden, ob es sich um eine KOMMT- oder GEHT-Stempelung handelt.
  2. Datum
  3. Uhrzeit
  4. Auswahl Plaungscode

Zeitstempel anzeigen

Befindet man sich im Monatsplan, kann man sich durch Klick mit der rechten Maustaste in eine beliebige Summenspalte des jeweiligen Mitarbeiters mit der Funktion "Zeitstempel anzeigen" sämtliche Stempelungen des Mitarbeiters anzeigen lassen. Das Fenster sieht wie folgt aus:


Bei Bedarf könnten einzelne Stempelungen in diesem Fenster storniert werden (falls eine Stornierung im Kommt-/Geht-Fenster nicht möglich ist). Dazu muss die jeweilge Zeile markiert werden (durch Klick). Durch Klick auf den Button "Storno" wird die Stempelung storniert. Wurde eine Stempelung storniert, bleibt sie weiterhin in der Liste stehen. Es steht jedoch als Text "Storniert" dabei. Eine Stornierung kann mittels gleicher Vorgehensweise auch wieder rückgängig gemacht werden.

Beispiele

Die Nachbearbeitung nachfolgender Beispiele wird ausschließlich über das Kommt-/Geht-Fenster beschrieben. Fehlende Stemeplungen sind jedoch bevorzugt - wie im Punkt Vorgehensweise beschrieben - nachzuerfassen.

KOMMT / GEHT

Planungscode ABWESEND (z.B. Arzt, Einsatz außer Haus, Behördenweg)

Planungscode ANWESEND (z.B. Besprechung, interne Fortbildung)

Stempel Autokorrektur

Ab der Version 2020.22 gibt es im Kommt-Geht-Fenster zwei neue Button zur Korrektur von Stempelfehlern.


Stempelfehler automatisch korrigieren:

AutoKorrektur.png

Dieser Button kann bei folgenden Stempelfehlern verwendet werden:

  • Mehrere Kommt Stempelungen innerhalb 2 Minuten hintereinander: nur die Erste wird behalten, die anderen storniert
  • Mehrere Geht Stempelungen innerhalb 2 Minuten hintereinander: nur die Erste wird behalten, die anderen storniert
  • Zwei Kommt länger als 2 Minuten getrennt wird zu Kommt/Geht-Paar umgewandelt

Bsp1: Mitarbeiter hat mehrmals Kommt gestempelt:

MehrereKommtstempelungen.png

Nach Korrektur:

Korrektur1.png


Bsp2: Mitarbeiter hat mehrmals Geht gestempelt:

MehrereGeht.png

Nach Korrektur:

Korrektur2.png


Bsp3: Mitarbeiter hat statt Geht um 16 Uhr Kommt gestempelt

2K.png

Nach Korrektur:

Korrektur3.png


Fehlende Stempel auf "geplant" ändern:

Auf geplant.png

Wenn Mitarbeiter einzelne Kommt/Geht Stempelungen vergessen, kann mittels diesem Button die fehlende Stempelung mit der Zeit vom Dienst ergänzt werden.


Bsp: Mitarbeiter hat nur Kommt gestempelt, Ausstempelung fehlt. Mit Klick auf den Button wird das geplante Dienstende übernommen.


Bsp3.png

GeplanterDienst.png