Supervisoren Kompaktübersicht WEB

Dieser Artikel beinhaltet eine kompakte Übersicht, der notwendigsten Funktionalitäten, für Supervisoren in Bezug auf ALEX im WEB. Sollten Sie mit der Windows Version arbeiten, verwenden Sie bitte die ALEX-Windows Hilfe für Supervisoren.

Navigatoransicht

Es können drei verschiedene Navigatoransichten für die Bearbeitung gewählt werden. Ein Wechsel erfolgt über den Pfeil rechts neben dem Navigator-Symbol im Systemmenü. Die zuletzt verwendete Navigatoransicht wird für diesen Benutzer gespeichert und beim nächsten Programmstart angezeigt.

Normalansicht

Die Normalansicht bietet die Grundfunktionen für die Planungsverantwortlichen.

Stammdatenansicht

Die Stammdatenansicht bietet erweiterte Funktionen für Supervisoren.

Zusätzlich zu den Programmpunkten, die in der „Normalansicht“ angezeigt werden, kommen hier noch stammdaten- und abrechnungsrelevante Programmpunkte hinzu:

Anpassungsansicht

Die Anpassungssicht beinhaltet alle Programmpunkte. Jene die sehr selten aufgerufen werden, sind in dieser Ebene zu finden.

Systemmenü / Werkzeugleiste

In der „Systemmenü“ können folgende Aktionen durchgeführt werden: Navigator ein/ausblenden und Ansicht wechseln, Werkzeugleiste ein/ausblenden, Passwort ändern, Rückgängig, Wiederherstellen, Speicher und Datenaktualisierung.

Bei Erfassung oder Bearbeitung von Daten und Bestätigung durch Enter oder Ausführen werden die Symbole Rückgängig, Wiederherstellen und Speichern sichtbar.

In der „Werkzeugleiste“ können unterschiedliche Aktionen wie Drucken, Druckvorschau, etc. ausgewählt werden. Die Werkzeugleiste unterteilt sich in einzelne Gruppen, wie unten angeführt: Allgemein, Ausdruck, Dienstplan, etc.

Die Werkzeugleiste wird automatisch an den jeweiligen Programmpunkt angepasst.

Das Systemmenü verändert sich nicht.

Ausführen / Öffnen / OK / Abbrechen / Speichern

Zum Abruf und zum Ablegen von Daten stehen fünf unterschiedliche Aktionen zur Verfügung.

Ausführen

• Beim Suchen von Daten wird die Abfrage ausgeführt.
• Bei der Neuanlage oder Bearbeitung von Daten werden die bisher erfassten Eingaben überprüft, ohne die Eingabemaske zu schließen.

Öffnen

• Nach dem Abfragen von Daten kann ein Datensatz mit diesem Symbol geöffnet werden. Verhält sich wie ein Doppelklick auf den Datensatz.

OK

• Bei der Neuanlage oder Bearbeitung von Daten steht es zum Ablegen der bisher erfassten Informationen mit anschließendem Verlassen der Eingabemaske.

ACHTUNG: Die Daten werden noch nicht gespeichert.

Abbrechen

• Bei der Neuanlage oder Bearbeitung von Daten steht es zum Verwerfen der bisher erfassten Informationen mit anschließendem Verlassen der Eingabemaske.

Speichern

• Alle, seit dem letzten Speichervorgang, eingegebenen Veränderungen werden im Hintergrund gespeichert.

Suche

Um die verschiedenen Daten im Programm abzurufen, werden Suchfenster eingesetzt. Mit deren Hilfe können Daten aufgelistet und für die Bearbeitung aufgerufen werden.

Suche >Programmpunkt< für Beschäftigt von/bis

Dabei handelt es sich um das Hauptsuchfenster, damit die Daten des Programmpunktes zur Anzeige gelangen.

Mit „Suche Personal für Beschäftigt von/bis“ können die Mitarbeiter angezeigt werden. Wenn im Feld „Suchbegriff“ ein Stern eingegeben wird, erfolgt die Anzeige aller im Programm vorhandenen und zutreffenden Datensätze.

Mit diesem Symbol, zu finden neben „Ansicht“ kann die Ansicht gewechselt werden.

Sie können die Mitarbeiter nach verschiedenen Parametern gruppieren. Gehen Sie dafür neben Ansicht auf den gelben Würfel, hier können Sie verschiedene Ansichten auswählen.

Suche >Programmpunkt< für ...

Zusätzlich zur allgemeinen Suchabfrage besteht die Möglichkeit verschiedenste Sichtweisen abzufragen. Diese beziehen sich immer auf den ausgewählten Programmpunkt.

Druckfunktion

Das Ergebnis am Bildschirm kann nun ausgedruckt werden.

Stammdaten verwalten

Für die Verwaltung der Stammdaten gibt es verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten. Einerseits über den Navigator und andererseits über den Dienstplan.

Stammdatenanlage über den Navigator

Im Navigator steht bei allen Programmpunkten, bei denen eine Neuanlage möglich ist, der Punkt „>Programmpunkt< anlegen“ zur Verfügung. Am Beispiel Personalstammdaten handelt es sich um „Personal anlegen“. Als Funktionssymbol ist immer das grüne Plus ersichtlich.

Planungseinheiten anlegen

Um eine neue Planungseinheit anzulegen, muss im Navigator der Menüpunkt „Planungseinheit anlegen“ ausgewählt werden.

Wichtig dabei ist, nicht nur das Kurzzeichen, die Bezeichnung und den Bereich zu hinterlegen, sondern auch festzulegen, ab welchem Monat die Pläne der neuen Planungseinheit geschrieben werden. Dazu muss das Startdatum festgelegt werden.

Stammdatenanlage über den Dienstplan

Die Personalstammdaten können auch direkt über den Dienstplan angelegt werden. Es ist dafür die Funktion „Neues Personal“ zu wählen, die mit Einsatz der rechten Maustaste in der Namensspalte erscheint.

Die gleiche Vorgangsweise ist auch für die

• Planungscodes,
• Dienste und
• Farbmarkierungen

einzusetzen.

Stammdaten bearbeiten

Wie bei der Neuanlage von Stammdaten kann auch die Bearbeitung entweder über den Navigator oder direkt aus dem Dienstplan heraus erfolgen. Mit Hilfe des Navigators ist zuerst der Datensatz mittels Suchabfrage zu ermitteln und zu öffnen. Direkt aus dem Dienstplan heraus funktioniert die Bearbeitung mit einem Doppelklick auf die gewünschte Information.

Stammdaten löschen

Stammdaten können nicht gelöscht werden. Sie sind mit einem Ablaufdatum zu versehen.

Es existiert keine Löschfunktion für Stammdaten.

Stichtag

Der Großteil der Stammdaten ist stichtagsbezogen, d.h. ein Änderungszeitpunkt wird gesetzt.

Die Veränderung vom Stichtag kann entweder

• über die nebenstehende Kalenderfunktion
• durch Eingabe über die Tastatur oder
• durch Betätigung der Rollfunktion auf der Maus erfolgen.

Für die zweite und dritte Variante ist es erforderlich, dass zuerst der Mauszeiger in die entsprechende Position im Stichtagsfeld geklickt wird.

Personalstammdaten

In den Personalstammdaten wird der Bearbeitungsstichtag rechts oben angezeigt.

Bevor eine Veränderung durchgeführt wird, ist sicherzustellen, dass der richtige Umstellungsstichtag eingetragen ist.

Verlauf

Als weitere Möglichkeit steht im Personalstamm die Funktion „Verlauf“ zur Verfügung. Damit kann eine Stichtagsänderung nachvollzogen und eine feldbezogene Stichtagseingabe getätigt werden.

Klick auf das Symbol „Verlauf“ neben der jeweiligen Datenzeile (z.B. Berufsgruppe)

Der Verlauf öffnet sich in einem eignen Fenster und bezieht sich auf die aktuell ausgewählte Datenzeile.

Beispiel: Wechsel der Berufsgruppe

Verknüpfungen bearbeiten

Unter Verknüpfungen bezeichnen wir in den Stammdaten die Referenz auf andere Stammdaten. Als Beispiel ist hier die Berufsgruppe in den Personalstammdaten zu nennen. Bei diesen Verknüpfungen gibt es nun zwei Bearbeitungsmöglichkeiten. Sie möchten entweder die Verknüpfung ändern, d.h. eine andere auswählen oder die bestehende bearbeiten.

Bestehende Verknüpfung ändern

Klicken Sie auf das Auswahlsymbol. Das Auswahlfenster wird nun aufgeblendet.

Durch Doppelklick auf den gewünschten Stammdatenpunkt wird dieser ausgewählt.

Bestehende Verknüpfung bearbeiten

Durch Klick auf die mittlere Maustaste (Mausrad) auf die eingetragene Verknüpfung, wird diese zur Bearbeitung geöffnet.

Zeilenbezogene Bestätigung

Wird eine Datenzeile über den Verlauf geändert bzw. hinzugefügt, ist dies mit dem grünen Plus oder OK zu bestätigen.

Diese Vorgangsweise finden wir an verschiedenen Positionen im Programm.

Beispielsweise

• im Verlaufsfenster in den Personalstammdaten
• in der Datenzeile „Beschäftigt“ in den Personalstammdaten
• bei der Änderung der Kommt-/Gehtzeiten im Dienstplan
• bei der Änderung der Sollvorgabe bei den Diensten

Benutzer

Alex® 7 arbeitet mit einer funktionsbezogenen Privilegienverwaltung. Um verschiedene Aktionen im Programm durchführen zu können, ist das entsprechende Recht dafür nötig.

Die Berechtigungen gliedern sich in die Ebenen

• Grundprivileg und
• Rolle

Grundprivileg

Das Grundprivileg steuert die Verhaltensweise vom Programm, zum Beispiel:

• Dienst anlegen
• Dienst ändern

Rolle

In der Rolle sind verschiedenste Grundprivilegien zusammengefasst. Dem Benutzer werden vorrangig Rollen zugeordnet.

Als wichtigste Rollen sind zu nennen:

• „Dienstplan bearbeiten“ für die Planungsverantwortlichen
• „Planungseinheit verwalten“ für Planungsverantwortliche mit Stammdatenberechtigung
• „Bereich verwalten“ für übergeordnete KeyUser
• „Supervisor“ Berechtigung für Supervisoren mit uneingeschränkten Vollzugriff

Hier ist anzumerken, dass einige Rollen von Alex® standardmäßig vorgegeben werden. Diese Rollen sind manifest und können nicht verändert werden. Sinnvoll ist es, diese manifesten Rollen zu kopieren und im Anschluss an die individuellen Bedürfnisse anzupassen.

Einem bestehenden Benutzer ein Recht zuweisen

1. in die „Stammdatensicht“ wechseln
2. Programmpunkt „Planungseinheit“ öffnen
3. „Suche Planungseinheit für Suchbegriff“
4. „Ausführen“ anklicken
5. Planungseinheit anklicken
6. Symbol „Schlüssel“ in der Werkzeugleiste auswählen
7. Rolle mit Doppelklick auswählen
8. Benutzer auswählen (es können mehrere Benutzer gleichzeitig angeklickt werden)
9. „Öffnen“

Einen neuen Benutzer anlegen

• im Navigator bei Programmpunkt "Alex-Benutzer" auf das grüne Plus klicken

Zugewiesene Rechte eines Benutzers ändern

Vorgang wie unter „einem bestehenden Benutzer ein Recht zuweisen“ beschrieben ausführen, wobei die neue Rolle ausgewählt wird.

Benutzer für einen Zeitbereich sperren

Ein Benutzer kann für einen bestimmten Zeitbereich gesperrt werden. Um einen Benutzer für einen Zeitbereich zu sperren, muss in der Gruppe "Sperre" eine neue Zeile mit dem gewünschten Zeitbereich angelegt werden und mit dem grünen Häckchen bestätigt werden.

Wenn ein Benutzer gesperrt ist, erscheint bei dessem Einstiegsversuch folgendes Fenster:

Zugewiesenes Recht eines Benutzers löschen

• Programmpunkt „Alex-Benutzer“ auswählen
• „Suche Alex-Benutzer“ für Suchbegriff
• Benutzer mit Doppelklick öffnen
• Rolle mit dem Löschsymbol entfernen

Wer hat Zugriff auf die Planungseinheit?

• Vorgang bis Punkt 5 wie unter „einem bestehenden Benutzer ein Recht zuweisen“ beschrieben ausführen
• Unter Gruppe „Verweise“ auf das Fernglas klicken
• Verweis „Benutzer für Berechtigung: >Planungseinheit<“ anklicken

Es werden nur jene Benutzer aufgelistet, die irgendein Recht auf die Planungseinheit besitzen.

Dienste

Dienste anlegen

• Dienstplan öffnen
• rechte Maustaste in die Gruppe „Dienste“ in der Legende
• „Anlegen“
• Kartei „Allgemein“ wie gewohnt ausfüllen
• Kartei „Zeitbereiche“ öffnen
• „Von“ und „Bis“ mittels Tastatur oder Uhr eingeben
• auf das Auswahlsymbol klicken . Ein neues Fenster öffnet sich, indem das Abrechnungsschema ausgewählt werden muss
• Eingaben mit grünem Plus oder OK bestätigen

Dienste ändern

• Dienst mit der mittleren Maustaste auf das Dienstsymbol in der Legende öffnen
• Änderungen vornehmen

Wurde ein Dienst im Status IST bereits verwendet, kann dieser nicht mehr verändert werden. Der Dienst muss bei Änderungen kopiert und abgeändert werden. Um den nicht mehr benötigten Dienst zu löschen, bitte wie unter "Dienste löschen" beschrieben vorgehen.

Dienste löschen

• Es existiert keine Löschfunktion für Dienste. Sie sind mit einem Ablaufdatum zu versehen.
• Dienst mit der rechten Maustaste in der Legende anklicken
• „Auslaufen lassen“
• der Dienst ist ab dem gewählten Zeitpunkt im Dienstplan nicht mehr gültig

Farbmarkierung

• Dienstplan öffnen
• rechte Maustaste in die Gruppe "Farbmarkierung" (grauer Bereich rechts neben den Diensten)
• Anlegen
• Kurzzeichen, Bezeichnung, und Hintergrundfarbe auswählen
• mit OK bestätigen

Summenansicht

neue Summenansicht definieren

Es können verschiedene Summenansichten für die Benutzer definiert werden.

• Dienstplan öffnen
• rechte Maustaste den grauen Bereich oberhalb der Summenanzeige
• recht Maustaste und „Neue Ansicht erzeugen“ klicken
• nun kann eine Bezeichnung für die Summenansicht vergeben werden. Bestätigung mit OK
• es wird ein Suchfenster angezeigt, in dem die benötigten Summen gesucht werden können
• Auswahlmöglichkeit durch Klick auf die gewünschte Summe (Sollstunden Monat, Totalstunden, +/- lfd. Monat, ...)

Die Bezeichnung kann durch Klick mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zeitkontobezeichnung in der Summenansicht im Dienstsplan „Ansicht umbenennen“ geändert werden .

ACHTUNG: Änderungen in den Summenspalten (bestehende Ansicht ändern, neue Ansicht anlegen) gelten für das gesamte System. Das heißt das die Änderungen auch für alle anderen Benutzer gelten!

Reihenfolge der dargestellten Summen ändern

Die Position der dargestellten Summen kann mittels „Drag & Drop“ verändert werden.

• Klick auf die umzureihende Summe im Dienstplan
• Maustaste gedrückt halten
• nach vor oder nach hinten ziehen
• Maustaste loslassen

Report

Mit der Reportfunktion können die berechneten Daten in gewohnter Form ausgewertet werden (Konto-Report). Es steht ein eigener Programmpunkt im Navigator zur Verfügung.

Es besteht auch die Möglichkeit, Auswertungen für Einzelmitarbeiter zu starten.

Report anlegen

Summen auswählen

Mit „Werteauswahl" aus der Gruppe „Allgemein“ können die gewünschten Summen ausgewählt werden. Der weitere Vorgang entspricht der Summenauswahl bei den Summenansichten.

Zeileninformation (Organisationsmaßstab)

Standardmäßig wird die Auswertung je Mitarbeiter ermittelt. Bei Bedarf kann auch auf die übrigen Verdichtungsvarianten gewechselt werden. Die diesbezügliche Einstellung erfolgt über den Pfeil nach unten beim Symbol „Organisationsmaßstab“ aus der Gruppe „Datenauswahl“.

Es gibt folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Zeitmaßstab

Ob es sich um eine Tages-/Wochen-/Monats-/Quartals- oder Jahresauswertung handelt, wird durch Klick auf den Pfeil nach unten beim Symbol „Zeitmaßstab“ aus der Gruppe „Datenauswahl“ festgelegt. Standardmäßig handelt es sich um eine Monatsauswertung. Es gibt folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Allgemein

Unter der Kartei „Allgemein“ werden die Planungseinheiten und Berufsgruppen festgelegt. Wenn die Auswertung für Einzelmitarbeiter gedacht ist, kann von einer zusätzlichen Auswahl der Planungseinheit abgesehen werden. Fehlt die Berufsgruppenauswahl, werden alle Berufsgruppen für die Auswertung herangezogen.

Personen

Mit Hilfe der Karte „Personen“ besteht die Möglichkeit der Einzelauswertung für einen oder mehrere Mitarbeiter. Diese müssen nicht auf der gleichen Planungseinheit beschäftigt sein.

Zeitbereich

Unter der Kartei „Zeitbereich“ wird der auszuwertende Zeitraum festgelegt. Standardmäßig handelt es sich dabei um den aktuellen Monat.

Export

Hier kann ein Pfad mit einer entsprechenden Endung (zB .txt oder .csv) hinterlegt werden, um die Ergebnisse eines Reports in eine Datei zu exportieren.

Report aufrufen

Die angelegten Reports können über „Suche Report für Suchbegriff“ abgerufen werden. Es sind die Planungseinheit oder Mitarbeiter und der Zeitbereich für die Auswertung einzustellen.

Ansichten

Die im Programm verwendeten Ansichten werden einerseits von Alex® zur Verfügung gestellt, können aber auch selbst definiert werden. Bei den Ansichten handelt es sich um die Darstellung der Datensätze.

Eingesetzt werden die Ansichten in erster Linie für die Suchdarstellung. Diese findet sich z.B. bei „Suche >Programmpunkt< für Suchbegriff“.

Am Beispiel Personalstamm ist standardmäßig die Ansicht „Zuname, Vorname, Personalnummer, Beschäftigt“ voreingestellt.

Standardansichten

Alle vom Programm vorgegebenen Ansichten werden nach den dargestellten Feldern bezeichnet. Die abgebildete Ansicht liefert somit als Ergebnis je Mitarbeiter

• den Zunamen,
• den Vornamen,
• die Personalnummer und
• den aktuellen Beschäftigungszeitraum.

Durch Klick auf das Auswahlsymbol werden alle zur Verfügung stehenden Ansichten angezeigt. Am Beispiel Personalstamm sind das

Wenn Informationen in Großbuchstaben geschrieben sind, wird die Auswertung danach gruppiert.

Ansicht selbst erstellen

Ansichten können auf einfache Weise selbst definiert werden und stehen für die übrigen Benutzer ebenfalls zur Verfügung.

Gestartet wird mit Aufruf der Suchabfrage, unter der man die individuelle Ansicht erfassen möchte. In diesem Beispiel ist das die Personalhauptsuche „Suche Personal für Beschäftigt von/bis“.

Symbol „Neue Ansicht“ aus der Gruppe „Ansicht“ .

Die Ansicht wird aufgrund der Standardansichteinstellungen aufgebaut.

Jetzt können Informationen entfernt werden. Dafür die Spaltenüberschrift in den Bereich der Suchabfrage mittels Drag & Drop verschieben.

Die Reihenfolge der Spalten kann ebenfalls mittels Drag & Drop geändert werden.

Neue Spalten kommen mit dem Symbol „Bearbeiten“ aus der Gruppe „Ansicht“ vom Registerleistenpunkt „Suchen“ dazu. Hier ist ebenfalls wie bei der Summenauswahl vorzugehen.

Gruppiert wird, wenn eine Spalte in den Gruppierungsbereich gezogen wird.

Lohnartenschnittstelle erzeugen

Eine Lohnartenschnittstelle kann nur dann erzeugt werden, wenn diese Funktionalität im Alex freigeschalten wurde.

Abschluss Pläne

Sobald die Istzeiterfassung beendet ist und sich die Pläne im Status "Abgeschlossen" befinden, können die Lohnarten übergeleitet werden. Im aktuellen Monat werden immer die Lohnarten des Vormonats übergeleitet.

Beispiel:

• aktueller Monat: April
• übergeleiteter Monat: März

Lohnarten übermitteln

Die Lohnartenexports können aus der Übersicht "Dienstplan für Statusübersicht" erstellt werden. Gehen Sie dazu im Navigator zum Programmpunkt "Dienstplan". Dieser kann über das Fernglas geöffnet werden. Es erscheint eine Liste aller Dienstpläne.

Durch Rechtsklick auf einen Dienstplan erscheint folgendes Kontextmenü:

Durch Klick auf den Punkt "Lohnarten/Abwesenheiten übermitteln" (in der Abb. grau hinterlegt) können die Lohnarten übergeleitet werden. Es werden jene Planungseinheiten übermittelt, die ausgewählt wurden. Mittels gedrückt halten der STRG-Taste auf der Tastatur können mehrere Planungseinheiten ausgewählt werden.

Gibt es noch offene Änderungen, die noch nicht gespeichert wurden, erscheint bei Klick auf "Lohnarten/Abwesenheiten überleiten" folgende Meldung:

Es muss zuvor gespeichert werden, damit der Lohnartenexport erstellt werden kann.

Wurde der Lohnartenexport erfolgreich angelegt, wird ein E-Mail mit der Lohnartenschnittstelle und einer Lohnartenliste als PDF an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet (Wartezeit: ca. 2 min)