Supervisorenschulung Fortgeschrittene

Aus ALEX Wiki
Wechseln zu: Navigation, Suche

ABLAUF

Diese Checkliste kann verwendet werden wenn den Usern das Programm bereits vertraut ist und ein neuer Teilbereich in Alex aufgenommen wird.


Folgender Ablauf ist geplant:

  • I. Supervisorenschulung (Dauer 2 Tage)
  • anschließend: drei Übungstage
  • II. Supervisorenschulung (Dauer 2 Tage)
  • anschließend: drei Übungstage

VORBEREITUNG Kunde

Folgendes ist zur Supervisorenschulung mitzubringen:

  • Betriebsorganisation: Namen der Planungseinheiten
  • Berechtigungen: Benutzernamen
  • Personaldaten
    • Personalnummer
    • Name
    • Beschäftigungsausmaß
    • Planungseinheit
    • Eintritt
    • Urlaubsanspruch (Resturlaub mit 31.01.2010)
  • Dienste je Planungseinheit
  • Dienstzeiten
  • Dienstpläne von vereinbartem Zeitraum
  • Vorletzte und letzte vollständige Abrechnungsperiode
  • WICHTIG: Startwerte zu Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode
  • WICHTIG: Abrechnung jedes Mitarbeiters der letzten und vorletzten Abrechnungsperiode

I. SUPERVISORENSCHULUNG

Dauer: 2 Tage

Der unten angeführte Ablauf wird zwei Tage lang immer wieder durchgeführt

Einstieg: Benutzer 'Supervisor1' bis 'SupervisorX'

Benutzeroberfläche / Systemaufbau

  • Systemmenü
  • Werkzeugleiste
  • Navigator (Zuletzt verwendet, Ansichten)
  • Arbeitsblatt
  • Passwort ändern (todo)

Planungseinheit

  • Erklärung: Betriebsorganisation / Strukturierung in ALEX (Erklärung Grafik!)
  • Aufteilung der Planungseinheiten (je 2 Supervisoren eine PE)
  • Wechsel der Ansicht auf Stammdatenansicht (Wiederholung der Ansichten)
  • Anlage einer PE je Supervisor (Definition Stichtag: Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode)
  • Statusübersicht (Beginn der vorletzten Abrechnungsperiode)
  • Öffnen des Monatsplans mittels Verweise
  • Erklärung
    • Arbeitsblatt im Monatsplan
    • Planungscodes / Sonderabrechnungen mittels Tooltip

Personalanlage

  • Anlage des obersten Mitarbeiters der Planungseinheit (Abteilungsleiter)
    • Achtung bei Personalimport: Mitarbeiter der max. 8 Piloteinrichtungen dürfen nicht über Schnittstelle importiert werden!!!
  • Erklärung: Stichtag (fixieren, Verlauf)
  • Berufsgruppen aus Personalbearbeitungsmaske anlegen (Abklärung zwischen "Schulungsteams")
  • EXKURS: Speichern / Objekte neu laden --> Berufsgruppe steht jedem zur Verfügung
  • Erklärung: Auswahl - Verweis
  • Parameter in Gruppe "Allgemein" besprechen (Soll - Parameter)
  • EXKURS: Ausführen / OK
  • Namensspalteneinstellungen

Statustreppe

  • Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von PPP
  • Monatsplan: Statuswechsel nicht erzeugt --> Planung
  • Besprechen: Sollstunden in Summenspalte

Dienste

  • Anlage der für diesen Mitarbeiter benötigten Dienste

Dienstplanung

  • Eintrag Dienste / Planungscodes
  • Löschen von Diensten / Planungscodes / Farbmarkierungen
  • Erklärung: Standardsummen
  • Erfassung Spezielle Monatswerte
  • Besprechung der Summen

Statustreppe

  • Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von PPP
  • Monatsplan: Statuswechsel Planung --> Ist

Istzeitenerfassung / Abrechnung

  • Auswahl bestehender Summenschemen
  • Besprechung der Summen
  • eine Ist - Zeit des angelegten Mitarbeiters erfassen
    • Planungscodes hinterlegen
    • veränderte Summen / Werte besprechen
  • Wiederholung der Schritte: weitere Ist - Zeiten erfassen
  • Umbuchungen am Ende des DRZ durchführen

Lohnarten / Umschlüsselung

  • Geschichte der Lohnüberleitung
  • Anlage der benötigten Lohnarten
  • Anlage der benötigten Umschlüsselungen
  • Hinterlegung der Umschlüsselung beim bestehenden Mitarbeiter
  • Kontrolle der Lohnarten im Monatsplan
  • Kontrolle der Lohnartenliste

Statustreppe

  • Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von Flipchart
  • Monatsplan: Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen

Wiederholung

  • Monatsplan: Statuswechsel Abgeschlossen --> Ist --> Planung
  • Wiederholung des gesamten Ablaufs beim nächsten Mitarbeiter!
  • Zwischendurch
  • Pausen
    • Bei Pausenbeginn: Ausstieg aus Alex (Speichern)
    • Nach der Pause: Wiedereinstieg in Alex (Wiederholung: Einstieg, Monatsplan öffnen über Navigator)
  • EXKURS: sobald einige Mitarbeiter angelegt wurden --> gegenseitiges Sperren & Freigabe


II. SUPERVISORENSCHULUNG

Dauer: 2 Tage

Einstieg: Benutzer 'Supervisor1' bis 'SupervisorX'

Geschäftsfälle und Funktionen im Monatsplan

  • Besprechung von Dienstplanabweichungen
    • Zusatzdienst
    • Dienst löschen
    • geplanten Dienst durch anderen ersetzen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet
    • Pause verlängern
    • Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus
    • Besprechung nach Dienstende
    • Besprechung am freien Tag --> kopieren
    • Besprechung während Dienst
    • Besprechung vor Dienstbeginn
    • Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)
    • Diensttausch vs. Dienstverschiebung
    • Einsatz in der Rufbereitschaft oder Hausbereitschaft
    • Umbuchungen am Tag / Woche / Ende Durchrechnungszeitraum
      • Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
      • Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
      • Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
  • Farbmarkierung anlegen (wenn bei Dienstplanung noch nicht benötigt)
  • Wochenzeitmodelle anlegen und zuordnen
  • Kopierfunktion
  • Texte erfassen
  • Ausdruck
  • Stundennachweis (Einstellung der Summen)
  • nächsten / vorigen Monat öffnen
  • Jahresplan öffnen (vorigen / nächsten / Zeitbereiche umstellen)
  • Poolzuteilungen über den Monatsplan, über das Arbeitsblatt, über den Personalstamm.

Überleitung / Abnahme

  • Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen (Grafik: Statustreppe)
  • Erzeugen der Lohnartenliste / Schnittstelle
  • ev. ABW - Schnittstelle erzeugen
  • HAUSÜBUNG: Abnahme durch den Kunden aufgrund von Schnittstellenimport
    • Kunde: Import Schnittstelle in LV - Testsystem
    • Kunde: Zeitnahe Rückmeldung an Bit Factory ob LV - Schnittstelle funktioniert

Reports

  • Standardkontoreports
  • Besetzungsreports bei Bedarf

Arbeitszeitgesetze

  • Systemeinstellungen
    • Arbeitszeitgesetzeinstellungen --> EXKURS zu Vererbung
  • Meldungsfenster und Symbol in der Namensspalte besprechen

Vererbung

  • Vererbung im Detail
    • Tagesarten Spezial (z.B.: Feiertagsvertrag für evangelische Mitarbeiter)

Ansprüche

  • Anspruchssatz bei Mitarbeiter
  • Erfassung Startwert mittels Sonderabrechnung
  • Kontrolle im Jahresplan (Summenschema)

Suchabfagen

  • Personal nach Name / Personalnummer suchen
  • Personal nach Stammplanungseinheit
  • Hinweis: Funktionalität bei allen Suchabfragen gleich

Benutzer / Berechtigungen

  • bestehende Supervisoren umbenennen
  • Benutzer für Dienstplanschulung anlegen
  • Erklärung Standardrolle vs. Kundenrolle
  • Berechtigungen zuweisen
  • Benutzer sperren

Stationswechsel / Austritt

  • Wechsel über Personalbearbeitungsmaske (Verlauf)
  • Wechsel im Monatsplan

Bildschirmeinstellungen

  • Kommt / Geht - Fenster nur auf Wunsch
  • Farben einstellen
  • Benachbarte Wochen anzeigen
  • Ein- / mehrzeilig
  • Namensspalteneinstellungen

Drag&Drop

  • Dienste kopieren / verschieben
  • Umschlüsselungen hinterlegen
    • Hinweis: Vervollständigung der Lohnarten und Umschlüsselungen

Protokollierung

  • Änderungen am Tag