Supervisorenschulung WEB

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Inhaltsverzeichnis

ABLAUF SUPERVISORENSCHULUNG WEB - Beginn mit Dienstplanung

Folgender Ablauf ist geplant:

  • I. Supervisorenschulung 1 (Dauer ca. 3,5 Stunden)
  • II. Telefonschulung
  • III. Supervisorenschulung 2 (Dauer ca. 3,5 Stunden)

I. SUPERVISORENSCHULUNG WEB 1

Begrüßung / Anfang

  • Kurze Begrüßung und Info über Alex (Seit 1992, ...)
  • Ablauf
    • heute 1. Schulung: Dienstplanschulung
    • Telefontermin zur Stempel-/Istzeiten-Bearbeitung
    • 2. Schulung: Abrechnung, Personal- und Dienstanlage
  • Google Chrome verwenden
    • Es wird eine Mail mit dem Link zum Herunterladen geschickt
  • Login erklären
    • Kundenkennung + Benutzername (Nachname = klein geschrieben) + Passwort

Benutzeroberfläche erklären

  • Symbolleiste
    • Unterschied erklären: Aussteigen über die Tür bzw. über das X
    • Passwort ändern / undo / redo / Speichern
  • Navigator mit Navigatorpunkten
    • zuletzt verwendet (20 Punkte)
    • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol

Kunde steigt in ALEX ein

  • Kunde steigt sofort mit korrektem Benutzer ein
  • Änderung des Passwortes
  • Passwort vergessen erklären

Monatsplan

Monatsplan öffnen

  • über Monatsplansuche
  • Reiter erklären
  • Monatsplan schließen
  • über zuletzt verwendet öffnen

Monatsplan erklären

  • Werkzeugleiste
    • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
    • ein- / mehrzeilig
  • Monitor
    • Benachbarte Wochen anzeigen
    • Wochensumme anzeigen
    • Standard wiederherstellen (andere Computer – andere Ansicht)
  • Arbeitsblatt besprechen
    • Namensspalte
    • Personal - kann sortiert werden
    • Kalenderzeile (in Tooltip Kalenderwoche)
    • Summenspalten
    • Legende

--> KUNDE STELLT SICH BILDSCHIRM EIN

Dienstplanung

Grundlagen

  • Dienste
    • Dienstzeiten in Ordnung?
    • ev. Änderungen gleich machen
  • Dienste eintragen
    • Dienst anklicken – in den Tag reinklicken
    • Dienst mit durchziehen zeigen
    • Löschen mit Löschsymbol
    • Dienste/Löschsymbol --> Achtung wieder zurücklegen
    • Kombidienst (T & ND) – rechte Maustaste
  • Planungscodes eintragen
    • Planungscodes ganzer Tag
    • Planungscode stundenweise
    • Planungscodes besprechen und Berechnung erklären
  • Besetzungsreport im Monatsplan erklären
    • wie oft ist welcher Dienst pro Tag eingetragen
    • 3. Kalenderzeile

--> WICHTIG: ALLES WIEDER RÜCKGÄNGIG MACHEN & NEU EINSTEIGEN

--> Kunde übt - Monatsplan öffnen / Dienste erfassen / ABW eintragen

Statustreppe

  • Nicht erzeugt
    • es werden keine Summen gerechnet (außer Urlaub)
    • Dienste/Abwesenheiten können eingetragen werden --> Keine Summen
    • Urlaubsplanung in Zukunft
  • Planung
    • wenn Dienstplan geplant wird
    • Summen werden nun mitgerechnet
    • gesetzeskonform planen (AZG Prüfungen = Schwerer Fehler)
  • IST
    • nun sind 2 Zeilen vorhanden (Planung und IST)
    • wie wird wirklich gearbeitet (Stempelungen, Diensttausch, Vertretungen)
    • AZG Verletzungen sind nur mehr Warnungen (gelbes Dreieck)

Echt-Planung erfassen / WZ-Modelle anlegen

  • Wird mit WZM gearbeitet -> alle erfassen
  • keine WZM -> gesamten Dienstplan nachtragen

Summenspalten erklären

  • angelegte Summenspalten erklären
  • Wechsel Summenspalten erklären
  • optional Wochenabrechnung
    • Wochensummen erklären
    • Wochensummen anzeigen / Monatssummen anzeigen

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

  • AZGs werden laut Einstellung geprüft
  • Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
    • Planung: schwerer Fehler (rotes X)
    • IST: Warnung (gelbes Dreieck) – trotzdem Verletzung vom AZG

Statuswechsel ins IST

  • nur im Status IST sind Stempelungen sichtbar

Istzeitenerfassung

Grundlagen

  • Besprechung von Dienstplanabweichungen
    • Zusatzdienst
    • Dienst löschen
    • geplanten Dienst durch anderen ersetzen
    • Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
    • Kombinationsdienste
  • veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
  • bei Bedarf Farbmarkierung anlegen
  • Texte erfassen
  • nächsten / vorigen Monat öffnen
  • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
  • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
  • Pause gearbeitet, Pause verlängern

optional Apotheken: Inanspruchnahme

  • über "spezielle Tageswerte" eintragen
  • auf Lohnartenliste sichtbar

optional Tankstellen: Vertretungen

  • Vertretungen eintragen
  • auf Lohnartenliste sichtbar

Stempeln

  • Stempeluhr
    • Link per Mail
    • Stempeluhr öffnen -> herzeigen
    • Empfehlung Stempeluhr auf Desktop verknüpfen
    • PC braucht Internet für Stempeluhr
  • Lesegerät mit USB einstecken
  • Chips den MA zuweisen
  • Bei Austritt eines Mitarbeiters löscht sich Chipzuteilung automatisch
  • bei Stempelfehler müssen Tage einzeln bearbeitet werden – Telefonschulung

Selbstbedienungsbenutzer

  • mit Kunden abklären, welche Rechte der Selbstbedienungsbenutzer haben darf
  • Automatische Anlage auf Systemeinstellungen hinterlegen
    • Achtung: E-Mail-Adresse hinterlegen für Passwort rücksetzen

Ausdruck

  • Ausdruckeinstellungen:
    • Allgemein: Anzahl Mitarbeiter pro Seite
    • Summenspalte für Monatssumme auswählen "LEER" (Datenschutz)
  • Monatsplan drucken
  • Woche drucken
  • Stundennachweis
    • Für alle Mitarbeiter drucken
    • Nur für einen Mitarbeiter drucken

Jahresplan

Abschluss

  • * Hilfe -> Kompaktübersicht herzeigen
  • Viel mit Alex arbeiten am Anfang, Dienstpläne der nächsten Monate eintragen
  • Termine ausmachen: Telefontermin & 2. Schulung

II. TELEFONSCHULUNG

Automatische Zeiterfassung (Stempelung)

  • Stempelfehler werden per Telefon gemeinsam korrigiert
  • Standeskontrolle einschalten
  • Umrandungen erklären / bearbeiten
    • Rot: Minus zum geplanten Dienst, hohe Minuswerte ansehen
    • Schwarz: Plus zum geplanten Dienst
    • Grün: +/- 0 zum geplanten Dienst, jedoch Zeit verschoben, richtig gestempelt
  • Fragezeichen bearbeiten
    • Oranges Fragezeichen: kein Dienst hinterleg -> Stempelung an freiem Tag
    • Schwarzes Fragezeichen: falsch gestempelt
      • Kommt ohne Geht
      • Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
      • Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
      • Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
    • Grünes Plus: bestimmte Minuten über Kannzeit gestempelt
      • ev. System – erweiterte Organisation – Standeskontrolle – Minuten eingeben
  • Stempelzeitbearbeitung
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" -> wenn gewünscht: "Zeit anrechnen"
    • Einstempeln nach Dienstbeginn
    • Ausstempeln vor Dienstende
    • Arztbesuch in Arbeitszeit
  • rotes X → Hinweis, dass noch wo ein Stempelfehler ist
  • Abwesenheiten eingeben


Manuelle Zeiterfassung (ohne Stempelung)

  • offene Fragen klären
  • IST-Zeitenbearbeitung noch einmal kurz durchgehen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet, Pause verlängern
    • Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
    • Kombinationsdienst

IST-Zeiten-Bestätigung

  • wurde Stempelung oder IST-Zeit bearbeitet, kann am Kalendertag "Istzeiterfassung bestätigen" ausgewählt werden, damit klar ersichtlich ist, dass dieser Tag schon korrigiert wurde

III. SUPERVISORENSCHULUNG WEB 2

BEGRÜßUNG

  • Herzlich Willkommen
  • Ablauf heute
    • Abrechnung
    • Personalanlage
    • Dienstanlage

Offene Fragen klären

WIEDERHOLUNG

Stempelung

  • rotes X: Hinweis, dass noch wo ein Stempelfehler ist
  • Umrandungen erklären / bearbeiten
    • Rot: Minus zum geplanten Dienst, hohe Minuswerte ansehen
    • Schwarz: Plus zum geplanten Dienst
    • Grün: +/- 0 zum geplanten Dienst, jedoch Zeitverschoben, richtig gestempelt
  • Fragezeichen bearbeiten
    • Oranges Fragezeichen: kein Dienst hinterlegt
    • Schwarzes Fragezeichen: falsch gestempelt
    • Grünes Plus: bestimmte Minuten über Kannzeit gestempelt
  • Stempelzeitbearbeitung
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" -> wenn gewünscht Zeit anrechnen
    • Arztbesuch in Arbeitszeit

IST-Zeitenbearbeitung (wenn nicht gestempelt wird)

  • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
  • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
  • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
  • Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)

WICHTIG: IST-ZEITEN müssen alle richtig erfasst sein, damit richtig abgerechnet werden kann

Stundennachweis drucken

  • für alle und nur einen Mitarbeiter drucken und erklären
  • bei Kommt/Geht ein "Stern": manuelle Korrektur
  • nur im ersten Monat wird Korrekturwert angeführt (Zeitguthaben und Urlaubsrest)
  • Empfehlung
    • kann den Stundennachweis von den Mitarbeitern unterschreiben lassen
    • nachdem der Stundennachweis von den Mitarbeitern kontrolliert wurde, abrechnen

Summenspalten erklären

  • aktuelle Summenspaltenansichten nochmal besprechen
  • Wechsel Summenspalten besprechen

ABRECHNUNG

Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum

  • Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern (Sonderfälle zuerst z.B. nur ein Mitarbeiter bekommt Stunden ausbezahlt)
  • Abschlussbuchungen ausführen
  • veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
  • schwarzes Dreieck bei D-Konto
    • Abrechnung ist gemacht
    • fährt man mit der Maus drauf, sieht man was mit den Stunden gemacht wurde
  • Fehlerhafte Umbuchungen können rückgängig gemacht werden
    • rechte Maustaste - Zeitkonto-Umbuchung - Umbuchung löschen
  • Bedeutung Umbuchungen
    • Verfallen lassen: Stunden werden gelöscht
    • Bestätigen: Stunden werden MIT Bewertung ins nächste Monat mitgenommen
    • Rollieren: Stunden werden 1:1 ins nächste Monat mitgenommen
    • Auszahlen: Stunden werden mit jeweiliger Wertigkeit ausbezahlt

Plan in Status ABGESCHLOSSEN setzen

Überleitung/Abnahme

  • Lohnartenliste drucken
    • werden alle gewünschten Daten übermittelt?
  • optional: Erzeugen der Schnittstellen
    • Kontaktaufnahme mit Steuerberater ob Schnittstelle eingespielt werden konnte / ob noch Änderungen vorzunehmen sind

--> Alles rückgängig machen

Kunde führt Abrechnung durch

Statustreppe

  • Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von Flipchart
  • Wiederholung:
    • Nicht erzeugt
    • es werden keine Summen gerechnet (außer Urlaub) - sonst ist Alex so langsam
    • es dürfen Dienste auch eingetragen werden, jedoch werden die Summen nicht richtig gerechnet.
  • Planung
    • wenn Dienstplan geplant wird
    • Summen werden nun mitgerechnet
    • gesetzeskonform planen
  • IST
    • nun sind 2 Zeilen vorhanden (Planung und IST)
    • wie wird wirklich gearbeitet (Diensttausch, Vertretungen eintragen)
    • AZG Verletzungen sind nur mehr Warnungen (gelbes Dreieck)
  • Wechsel mit grünem Pfeil
    • automatisch am 1. des Monats ins IST
  • Info
    • abgeschlossene Pläne nach ca. 3 Monaten nicht mehr öffnen
    • Korrektur über spezielle Monatswerte und erfasstem Text

Stunden korrigieren

  • über „spezielle Moantswerte“
  • Vormonat -> tatsächlicher Wert
  • Urlaub Korrekturwert -> +/- Wert

ALEX - THE BIG PICTURE - Stammdaten

Personalanlage

Anlage eines Mitarbeiters (über den Monatsplan)

  • Rechtsklick in der Kalenderzeile auf den Tag des Eintritts und „Neues Personal“ auswählen
  • Erklärung: Stichtag
  • Allgemein: Soll, Berufsgruppe, ...
  • Urlaubszeile anlegen
    • Stichtag: nicht verändern
    • Zubuchungstag = Eintrittsdatum (Arbeitsjahr) / 01.01.1900 (Kalenderjahr)
    • Zusatzanspruch
      • 0 bei Stunden
      • 25 bei Tagen (bei einer 5 Tage Woche)
      • bei 6 Urlaubswoche den Vollzeitwert z.B. 40 Stunden bzw. 30 Tage eingeben

Ansprüche (Korrekturwert oder Startwert)

  • Bei Korrekturwert: Wird im 1. Jahr die Zubuchung aliquotiert
  • Bei Startwert: Wird im 1. Jahr nichts aliquotiert, da keine Zubuchung drinnen ist

Bei Änderung von Ein-/Austritt oder Beschäftigungsausmaß in einem Anspruchsjahr mit manueller Korrektur, können die Anspruchskonten falsche Werte enthalten

Dies betrifft im Besonderen das erste Anspruchsjahr in ALEX

Wechsel des Beschäftigungsausmaß

  • In jenes Monat im Monatsplan gehen, wo neues Beschäftigungsausmaß ist
  • Mitarbeiter öffnen und Beschäftigungsausmaß einfach ändern

Austritt

  • Über Monatsplan – rechtklick am letzten Tag - Austritt
  • wurde Austritt falsch eingeben bitte bei uns anrufen, wir ändern es

Wiedereintritt

  • über Kalenderzeile im Monatsplan

--> alles rückgängig machen!!!'

Kunde legt Testmitarbeiter an

Dienste

Dienstanlage an einem Beispiel vorzeigen - Empfehlung Dienst KOPIEREN

  • Allgemein
    • Plansymbol – wie der Dienst am Monatsplan angezeigt wird
  • Korrektur des Zeitbereichs mit dem UHRENSYMBOL
  • Pausen
    • bei Bezahlte Pausen: Anmerkung – bezahlte Pause: Zeit dazu schreiben (nach 5h Dienst)
    • bei unbezahlter Pause: Pausenzeit als nicht rechnen hinterlegen (wenn gestempelt wird)
    • nach 6. Std. Dienst → ½ Stunde Pause
    • nach 10. Std. Dienst → 1 Stunde Pause
  • Zeitbereiche erklären
    • Normalzeit; hier muss der MA hier sein
    • Kann-Zeit: hier kann der MA hier sein, Stempelzeit wird automatisch gerechnet
    • Nicht rechnen: Zeit wird nicht gerechnet
  • Dienst auslaufen lassen
    • ein Kreuz bei einem Dienst bedeutet im Monatsplan bedeutet, das der Dienst abgelaufen ist, die Zeit rechnet Alex trotzdem
  • Achtung: man kann bei einem Dienst der schon einmal im IST verwendet wurde, den Zeitbereich nicht ändern
    • alten Dienst kopieren
    • neuen bearbeiten
    • alten Dienst auslaufen lassen
  • bei Bedarf "Individualdienst" anlegen
    • Kannzeit von 00:00 Heute – 00:00 Morgen hinterlegen
    • rechnet keine Stunden ins Total, kann jederzeit stempeln

--> alles rückgängig machen

Kunden selbst einen Dienst anlegen lassen

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