Supervisorenschulung WEB Vorlage-Dienste

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Inhaltsverzeichnis

ABLAUF SUPERVISORENSCHULUNG WEB Vorlage-Dienste

I. SUPERVISORENSCHULUNG WEB 1

Begrüßung / Anfang

  • Kurze Begrüßung und Info über Alex (Seit 1992, ...)
  • Ablauf
    • heute 1. Schulung: Dienstplanschulung
    • Telefontermin zur Stempel-/Istzeiten-Bearbeitung
    • 2. Schulung: Abrechnung, Personal- und Dienstanlage
  • Google Chrome verwenden
  • Login erklären
    • Kundenkennung + Benutzername + Passwort

Benutzeroberfläche erklären

  • Symbolleiste
    • Unterschied erklären: Aussteigen über die Tür bzw. über das X
    • Passwort ändern / undo / redo / Speichern
  • Navigator mit Navigatorpunkten
    • zuletzt verwendet (20 Punkte)
    • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol

Kunde steigt in ALEX ein

Monatsplan

Monatsplan öffnen

  • über Monatsplansuche
  • Reiter erklären
  • Monatsplan schließen
  • über zuletzt verwendet öffnen

Monatsplan erklären

  • Arbeitsblatt besprechen
    • Namensspalte
    • Personal - kann sortiert werden
    • Kalenderzeile (in Tooltip Kalenderwoche)
    • Summenspalten
    • Legende
      • Zellen breiter herzeigen
  • Werkzeugleiste
    • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
    • ein- / mehrzeilig
  • Monitor
    • Benachbarte Wochen anzeigen
    • Wochensumme anzeigen
    • Standard wiederherstellen (andere Computer – andere Ansicht)

--> KUNDE STELLT SICH BILDSCHIRM EIN UND SPEICHERT EINSTELLUNGEN

Dienstplanung

Wochenzeitmodell definieren

  • 1. volle Woche Dienstzeiten erfassen
  • Muster übernehmen
    • Kunde erfasst alle WZM
  • Summen erklären und kontrollieren

Grundlagen Dienstplanung

  • Planungscodes eintragen
  • Planungscodes löschen
  • Planungscodes stundenweise eingeben
    • kurz erklären wie die einzelnen Planungscode rechnen
  • optional: Dienste eintragen
    • Dienst anklicken – in den Tag reinklicken
    • Dienst mit durchziehen zeigen
    • Dienst mit Löschsymbol löschen
    • Dienste/Löschsymbol --> Achtung wieder zurücklegen
    • Kombidienst (T & ND) – mit rechter Maustaste in den Tag
  • Navigator ein- und ausblenden

WICHTIG: ALLES WIEDER RÜCKGÄNGIG MACHEN

Kunde übt - Monatsplan öffnen / Dienste erfassen / Urlaub eintragen

Statuswechsel erklären

  • Nicht erzeugt
    • es werden keine Summen gerechnet (außer Urlaub)
    • Dienste/Abwesenheiten können eingetragen werden --> Keine Summen
    • Urlaubsplanung in Zukunft
  • Planung
    • wenn Dienstplan geplant wird
    • Summen werden nun mitgerechnet
    • gesetzeskonform planen
  • IST
    • nun sind 2 Zeilen vorhanden (Planung und IST)
    • wie wird wirklich gearbeitet (Stempelungen, Diensttausch, Vertretungen)
    • AZG Verletzungen sind nur mehr Warnungen (gelbes Dreieck)
  • Abgeschlossen

Summenspalten erklären

  • angelegte Summenspalten erklären
  • Wechsel Summenspalten erklären

Tankstellen

  • Wochensummen erklären
  • Wochensummen anzeigen / Monatssummen anzeigen

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

  • AZGs werden laut Einstellung geprüft
  • Bei Verletzung schwerer Fehler (PLANUNG) bzw. Warnung (IST)

Statuswechsel ins IST

  • nur im Status IST sind Stempelungen sichtbar

Istzeitenerfassung

Grundlagen

  • Besprechung von Dienstplanabweichungen
    • Zusatzdienst
    • Dienst löschen
    • geplanten Dienst durch anderen ersetzen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet, Pause verlängern
    • Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
    • Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich)
  • veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
  • bei Bedarf Farbmarkierung anlegen
  • Texte erfassen
  • nächsten / vorigen Monat öffnen

optional Apotheken: Inanspruchnahme

  • über "spezielle Tageswerte" eintragen
  • Lohnartenliste drucken - dort ist Inanspruchnahme sichtbar

optional Tankstellen: Vertretungen

  • Vertretungen eintragen
  • Lohnartenliste drucken --> Vertretungsstunden sichtbar

Stempeln & Selbstbedienungsbenutzer

Stempeln

  • Stempeluhr
    • Kunde bekommt Link per Mail (wenn WebStempeluhr)
    • Stempeluhr öffnen -> herzeigen
      • PC braucht Internet für Stempeluhr
  • Lesegerät mit USB einstecken
  • Chips den MA zuweisen
  • Bei Austritt eines Mitarbeiters löscht sich Chipzuteilung automatisch
  • bei Stempelfehler müssen Tage einzeln bearbeitet werden – Telefonschulung

Selbstbedienungsbenutzer

  • mit Kunden abklären, welche Rechte der Selbstbedienungsbenutzer haben darf
  • Anlage aller Selbstbedienungsbenutzer
    • Achtung: E-Mail-Adresse hinterlegen für Passwort rücksetzen

Ausdruck

  • Ausdruckeinstellungen: Auf Benutzerebene
    • Allgemein: Anzahl Seite pro Mitarbeiter in der Planung
    • Monatsplan in Planung setzen: Planzeile drucken
    • Monatsplan ins IST setzen: Istzeile drucken
  • Monatsplan drucken
    • Monatsplan mit der Summenspaltenansicht "LEER" drucken, damit am Aushang keine Summen stehen (Datenschutz)
  • Woche drucken
    • wenn gewünscht
  • Stundennachweis
    • Für alle Mitarbeiter drucken
    • Nur für einen Mitarbeiter drucken
    • kurz erklären:
      • Datum, Dienst, Kommt/Geht (gestempelte Zeit), Soll, Ist, Anzahl der Dienste, Summen je nach Einstellung
    • Hinweis: jene Zeitbereiche mit * wurde manuell korrigiert
    • kann Stundennachweis ausdrucken und unterschreiben lassen
    • bei Bedarf eigene Summenspaltenansicht für Stundennachweis anlegen und diese am System hinterlegen

Jahresplan

Abschluss

  • Resumee: so funktioniert ALEX - Fragen?
  • Hilfe -> Kompaktübersicht herzeigen
  • Termin Telefontermin besprechen & 2. Schulung


II. TELEFONSCHULUNG WEB

Automatische Zeiterfassung (Stempelung)

Stempelfehler werden per Telefon gemeinsam korrigiert

  • Standeskontrolle einschalten
  • Stempelfehler immer mit der Standeskontrolle bearbeiten
  • Umrandungen erklären / bearbeiten
    • Rot: Minus zum geplanten Dienst, hohe Minuswerte ansehen
    • Schwarz: Plus zum geplanten Dienst
    • Grün: +/- 0 zum geplanten Dienst, jedoch Zeit verschoben, richtig gestempelt
  • Fragezeichen bearbeiten
    • Oranges Fragezeichen: kein Dienst hinterleg -> Stempelung an freiem Tag
    • Schwarzes Fragezeichen: falsch gestempelt
      • Kommt ohne Geht
      • Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
      • Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
      • Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
    • Grünes Plus: bestimmte Minuten über Kannzeit gestempelt
      • ev. System – erweiterte Organisation – Standeskontrolle – Minuten eingeben
  • Stempelzeitbearbeitung
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" -> wenn gewünscht Zeit anrechnen
      • Einstempeln vor Dienstbeginn
      • Ausstempeln nach Dienstende
    • Einstempeln nach Dienstbeginn
    • Ausstempeln vor Dienstende
    • Arztbesuch in Arbeitszeit
  • rotes X → Hinweis, dass noch wo ein Stempelfehler ist

Manuelle Zeiterfassung (es wird nicht gestempelt)

  • offene Fragen klären
  • IST-Zeitenberarbeitung noch einmal kurz durchgehen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet, Pause verlängern
    • Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
    • Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)

IST-Zeiten-Bestätigung

  • wurde Stempelung oder IST-Zeit bearbeitet, kann am Kalendertag "Istzeiterfassung bestätigen" ausgewählt werden, damit klar ersichtlich ist, dass dieser Tag schon korrigiert wurde

III. SUPERVISORENSCHULUNG WEB 2

BEGRÜßUNG

  • Ablauf heute
    • Abrechnung
    • Personalanlage
    • Dienstanlage

Offene Fragen klären

WIEDERHOLUNG

Stempelung

  • rotes X: Hinweis, dass noch wo ein Stempelfehler ist
  • Umrandungen erklären / bearbeiten
    • Rot: Minus zum geplanten Dienst, hohe Minuswerte ansehen
    • Schwarz: Plus zum geplanten Dienst
    • Grün: +/- 0 zum geplanten Dienst, jedoch Zeitverschoben, richtig gestempelt
  • Fragezeichen bearbeiten
    • Oranges Fragezeichen: kein Dienst hinterlegt
    • Schwarzes Fragezeichen: falsch gestempelt
    • Grünes Plus: bestimmte Minuten über Kannzeit gestempelt
  • Stempelzeitbearbeitung
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" -> wenn gewünscht Zeit anrechnen
    • Arztbesuch in Arbeitszeit

IST-Zeitenbearbeitung (wenn nicht gestempelt wird)

  • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
  • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
  • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
  • Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)

WICHTIG: IST-ZEITEN müssen alle richtig erfasst sein, damit richtig abgerechnet werden kann

Stundennachweis drucken

  • für alle und nur einen Mitarbeiter drucken und erklären
  • bei Kommt/Geht ein "Stern": manuelle Korrektur
  • nur im ersten Monat wird Korrekturwert angeführt (Zeitguthaben und Urlaubsrest)
  • Empfehlung
    • kann den Stundennachweis von den Mitarbeitern unterschreiben lassen
    • nachdem der Stundennachweis von den Mitarbeitern kontrolliert wurde, abrechnen

Summenspalten erklären

  • aktuelle Summenspaltenansichten nochmal besprechen
  • Wechsel Summenspalten besprechen

ABRECHNUNG

Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum

  • Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern (Sonderfälle zuerst z.B. nur ein Mitarbeiter bekommt Stunden ausbezahlt)
  • Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
  • veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
  • Bedeutung Umbuchungen
    • Verfallen lassen: Stunden werden gelöscht
    • Bestätigen: Stunden werden MIT Bewertung ins nächste Monat mitgenommen
    • Rollieren: Stunden werden 1:1 ins nächste Monat mitgenommen
    • Auszahlen: Stunden werden mit jeweiliger Wertigkeit ausbezahlt
  • schwarzes Dreieck bei D-Konto
  • Fehlerhafte Umbuchungen können rückgängig gemacht werden -> Zeitkontoumbuchung

Plan in Status ABGESCHLOSSEN setzen

Überleitung/Abnahme

  • Lohnartenliste drucken / Lohnartenfile erzeugen
    • werden alle gewünschten Daten übermittelt?

--> Alles rückgängig machen

Kunde führt Abrechnung durch

Statustreppe

  • Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von Flipchart
  • Wiederholung:
    • Nicht erzeugt
    • Planung
    • IST
    • Abgeschlossen
  • Info
    • abgeschlossene Pläne nach ca. 3 Monaten nicht mehr öffnen
    • Korrektur über spezielle Monatswerte und erfasstem Text

Stunden korrigieren

  • über „spezielle Moantswerte“
  • Vormonat -> tatsächlicher Wert
  • Urlaub Korrekturwert -> +/- Wert

ALEX - THE BIG PICTURE - Stammdaten

Personalanlage

Anlage eines Mitarbeiters (über den Monatsplan)

  • Rechtsklick in der Kalenderzeile auf den Tag des Eintritts und „Neues Personal“ auswählen
  • Erklärung: Stichtag
  • Allgemein: Soll, Berufsgruppe, ...
  • Urlaubszeile anlegen
    • Stichtag: nicht verändern
    • Zubuchungstag = Eintrittsdatum (Arbeitsjahr) / 01.01.1900 (Kalenderjahr)
    • Zusatzanspruch
      • 0 bei Stunden
      • 25 bei Tagen (bei einer 5 Tage Woche)
      • bei 6 Urlaubswoche den Vollzeitwert z.B. 40 Stunden bzw. 30 Tage eingeben


Wechsel des Beschäftigungsausmaß

  • In jenes Monat im Monatsplan gehen, wo neues Beschäftigungsausmaß ist
  • Mitarbeiter öffnen und Beschäftigungsausmaß einfach ändern

Austritt

  • Über Monatsplan – Rechtklick am letzten Tag - Austritt

Wiedereintritt

  • über Kalenderzeile im Monatsplan

--> alles rückgängig machen!!!'

Kunde legt Testmitarbeiter an

Dienste

Dienstanlage an einem Beispiel vorzeigen - Empfehlung Dienst KOPIEREN

  • Allgemein
    • Plansymbol – wie der Dienst am Monatsplan angezeigt wird
  • Korrektur des Zeitbereichs mit dem UHRENSYMBOL
  • Pausen
    • bei Bezahlte Pausen: Anmerkung – bezahlte Pause: Zeit dazu schreiben (nach 5h Dienst)
    • bei unbezahlter Pause: Pausenzeit als nicht rechnen hinterlegen (wenn gestempelt wird)
    • nach 6. Std. Dienst → ½ Stunde Pause
    • nach 10. Std. Dienst → 1 Stunde Pause
  • Zeitbereiche erklären
    • Normalzeit; hier muss der MA hier sein
    • Kann-Zeit: hier kann der MA hier sein, Stempelzeit wird automatisch gerechnet
    • Nicht rechnen: Zeit wird nicht gerechnet
  • Dienst auslaufen lassen
    • ein Kreuz bei einem Dienst bedeutet im Monatsplan bedeutet, das der Dienst abgelaufen ist, die Zeit rechnet Alex trotzdem
  • Achtung: man kann bei einem Dienst der schon einmal im IST verwendet wurde, den Zeitbereich nicht ändern
    • alten Dienst kopieren
    • neuen bearbeiten
    • alten Dienst auslaufen lassen
  • bei Bedarf "Individualdienst" anlegen
    • Kannzeit von 00:00 Heute – 00:00 Morgen hinterlegen
    • rechnet keine Stunden ins Total, kann jederzeit stempeln

--> alles rückgängig machen

Kunden selbst einen Dienst anlegen lassen

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