Genehmigungsverfahren

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Wofür wird ein Genehmigungsverfahren benötigt?

Ein Genehmigungsverfahren wird aus folgenden Gründen benötigt:

(Beispiel "Urlaub")

  • Bestätigung für den Arbeitnehmer
    • Der Arbeitnehmer kann zB eine Reise buchen, weil er die Bestätigung hat, dass der Urlaub konsumiert werden darf
    • Der Arbeitnehmer hat eine Bestätigung dafür, dass sein Urlaub storniert wurde. Der Urlaubsrest darf daher nicht reduziert werden.
  • Bestätigung für den Arbeitgeber
    • Der Arbeitgeber hat die Bestätigung, dass der Arbeitnehmer Urlaub hat und der Rest somit reduziert wird.
    • Der Arbeitgeber hat eine Bestätigung dafür, dass der Urlaub storniert wurde, und der Arbeitnehmer verplant werden kann.
  • Kontrolle durch den Vorgesetzten
    • Die Genehmigung des Urlaubs kann nur durch einen Privilegierten durchgeführt werden
    • Der Statuswechsel von "Planung" auf "Ist" oder von "Ist" auf "Abgeschlossen" kann nicht durchgeführt werden, wenn nicht genehmigte Urlaube vorhanden sind. Folgende Fehlermeldung erscheint:

Fehler Urlaubsgenehmigung fehlt.PNG

Welche Arbeitsschritte sind im Genehmigungsverfahren erforderlich?

  • An-/Abwesenheit beantragen
  • An-/Abwesenheit genehmigen
  • An-/Abwesenheit direkt genehmigen (Beantragung fällt weg)
  • An-/Abwesenheiten nicht genehmigen
  • An-/Abwesenheiten stornieren

Welcher Benutzer welchen Arbeitsschritt macht, hängt von der jeweiligen Organisation ab. Normalerweise wird der Mitarbeiter selbst seine An/Abwesenheit beantragen und der Vorgesetzte genehmigt bzw. storniert diese.

Darstellung

Je nach Status werden die An-/Abwesenheiten (hier Urlaub) im Dienstplan wie folgt angezeigt:

Genehmigungsverf 2.PNG

  • Muster Max:
    • beantragter Urlaub
  • Bauer Andrea:
    • genehmigter Urlaub

Wofür kann ein Genehmigungsverfahren verwendet werden?

Praktische Anwendungsbeispiele für ein Genehmigungsverfahren sind:

  • Urlaub
  • Fortbildungen
  • Überstunden
  • Sonderurlaub
  • Zeitausgleich


Umsetzung in ALEX

Der Button Genehmigungsverfahren ist in folgenden Ansichten verfügbar

Genehmigungsv 3.jpg

  • Monatsplan
  • Jahresplan
  • Personalsuche (rechte Maustaste auf einen Mitarbeiternamen)
  • Personalstammdaten (rechte Maustaste auf den geöffneten Reiter eines Mitarbeiters)

und öffnet diese Maske:

Genehmigungsverfahren Maske mit Text.png

In diesem Fenster können die oben genannten Schritte durchgeführt werden.

  • eine Zeile oder mehrere Zeilen "Genehmigen" oder "Stornieren"
    • Sofern erwünscht, öffnet sich der "Antrags- bzw Stornoschein" als PDF Vorschau. (Dieses PDF kann ausgedruckt, abgespeichert werden)

Genehmiger Dashboard

Ab Version 2019.24 kann man auch das Genehmiger Dashboard in den Systemeinstellungen freischalten. (mehr dazu hier).

In der Menüleiste gibt es dann zusätzlich den Button "Genehmiger-Dashboard" (Grüner Pfeil nach unten). Menueleiste.png

Der Aufruf dafür dauert zwar etwas länger, aber es werden dann alle Genehmigungen aus allen Monaten von allen Plänen, wo der Benutzer berechtigt ist, angezeigt.

Anträge genehmigen

Über "Genehmigungsverfahren"

Im Fenster des Genehmigungsverfahrens können einzelne Zeitbereiche oder aber auch mehrere Anträge gleichzeitig genehmigt werden.

Genehmigen.PNG

Direktes Genehmigen im Dienstplan

Will der Dienstplaner eine An-/Abwesenheit direkt durch seinen Eintrag im Dienstplan genehmigen, können eigene Planungscodes für das "Direkte Genehmigen" hinterlegt werden.
Sobald diese nach dem Eintragen abgespeichert werden, ändert sich der Planungscode AUTOMATISCH auf den "genehmigt" Planungscode.

Diese Planungscodes dürfen natürlich nur die Benutzer sehen, welche auch das Recht zum Genehmigen haben (Leseberechtigung).

Diese Planungscodes dürfen ab Version 2018.14 bei poolzugeteilten Mitarbeitern nicht mehr eingetragen werden. (Fehlermeldung erst beim Speichern)

Genehmigung über E-Mail

Das Genehmigungsverfahren kann auch in Kombination mit dem Intelligentem Dienstplan verwendet werden.

Sobald sich eine Änderung am Dienstplan ergibt, wird dieser per E-Mail versendet. Im E-Mail sind immer ALLE offenen Genehmigungsverfahren sichtbar, sowie pro Antrag ein Link zur Genehmigung oder Stornierung des Antrages direkt aus dem E-Mail heraus:

Genehmigen Email.PNG

Genehmigte Anträge stornieren

Durch das Stornieren eines genehmigten Antrages, wird ein eventuell bereits eingetragener Dienst (z.B: aus dem Wochenzeitmodell oder aus dem Status Planung) im Dienstplan wieder eingetragen.
INFO: Wurden An-/ oder Abwesenheiten bereits genehmigt können diese lediglich von Dienstplanverantwortlichen (bzw. vom Benutzer mit dem jeweiligen Recht) storniert werden.

Gesamten genehmigten Zeitbereich stornieren

Im Genehmigungsverfahren den genehmigten Antrag auswählen und stornieren

Stronieren 1.PNG

Einzelne Tage stornieren

„Rechtsklick“ am jeweiligen Tag --> „Genehmigung stornieren“

Stornieren 3.PNG


Stornierung beantragen

Ab der Version 2018.12. ist es möglich, dass die Stornierung durch den Mitarbeiter im System beantragt wird und der Vorgesetzte diese dann genehmigt.
Siehe Stornoantrag bei Genehmigungsverfahren

Genehmigte Anträge ersetzen

Es können für bereits genehmigte An-/Abwesenheiten eigene Planungscodes definiert werden, welche den genehmigten Planungscode ersetzen können.

Beispiel: Planungscode "genehmigte Überstunde gutschreiben"

Standardmäßig wird bei "beantragte Überstunde" durch die Genehmigung der Planungscode "genehmigte Überstunde gutschreiben" eingetragen. In Spezialfällen soll dieser Planungscode durch den Planungscode "genehmigte Überstunde AUSZAHLEN" ersetzt werden können.

Im Genehmigungsverfahren gibt es das Symbol "Ändern". Wählt man hier die entsprechende zu ändernde genehmigte Zeile aus, kann man den Planungscode abändern.

GV PC ändern.PNG

Antragsformular unterdrücken

Sollen keine Antragsformulare bei Genehmigung/Stornierung erscheinen, so können diese unterdrückt werden:

  • Systemeinstellungen --> "Allgemein" --> Parameter "automatisches Öffnen des Antragsformulares unterbinden" auf JA gesetzt werden.


PDF Vorschau.JPG

Anlage in Alex

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