Teamleader

Aus ALEX Wiki
Wechseln zu: Navigation, Suche

Dieser Artikel behandelt spezielle Handgriffe im Tagesablauf unseres firmenintern verwendeten CRM-Tools "Teamleader".


Deal anlegen

Beim Anlegen von Deals ist grundsätzlich nichts besonderes zu beachten. Lediglich nachdem eine Bestellung erfolgt ist, sind neben der Zuständigkeit des Projektmanagers zwei Felder optional interessant:

  • Dealinfo: hier werden zur Dealabwicklung wichtige Informationen angegeben wie
    • Liefertermin der Stempeluhr
    • Umsetzungszeitpunkt, wenn zwischen Bestellung und Umsetzung ein größerer Zeitraum liegt
  • Kunden-Bestellnummer: diese ist wichtig, wenn der Kunde eine schriftliche Bestellung schickt; sie wird auf der Rechnung angedruckt und somit entstehen keine Rückfragen bei uns


TL Deal Bearbeiten.PNG


Projekt anlegen

Grundsätzlich wird nach Bestellung eines Deals ein Projekt angelegt. Bei der Projektanlage sind folgende Punkte wichtig

  • Zu jedem Deal gibt es nur EIN Projekt
  • Projektart: siehe untenstehende Detailinfo
  • Das Budget ist vorerst nicht wichtig, hier sind noch einige Details zu prüfen
  • Jedes Projekt kann mehrere Phasen beinhalten, jede Phase hat wiederum mehrere Aufgaben, die zu Zeiterfassungseinträgen führen; für Neuinbetriebnahmen gibt es die Vorlage "Neuinbetriebnahme", dort sind bereits die Projektphasen hinterlegt:
    • Organisation
    • Customizing
    • 1. Schulung
    • 2. Schulung
    • Laufende Projektbegleitung


TL Projekt Bearbeiten.PNG


ACHTUNG:

  • NIEMALS ein Projekt beenden, das erfolgt ausschließlich mit der Verrechnung des Deals.
  • Wenn ein Deal verrechnet und somit das Projekt beendet wurde, kann trotzdem eine neue Phase (z. B.: zusätzliche Schulung, die nachträglich ausgemacht wurde und noch im Rahmen dieses Deals abgewickelt werden soll) angelegt werden: das Projekt wird vom Status "beendet" wieder auf "aktiv" gesetzt und eine Verrechnung der Dienstleistung kann nicht verloren gehen.
  • Bei den Projektphasen auf das Enddatum ("Fälligkeitsdatum") achten - das ermöglicht einen guten Blick, wie lange die Projekte noch laufen


Projektarten

  • Neuinbetriebnahmen sind ausschließlich Kunden, für die ALEX erstmalig in Betrieb genommen wird
  • Wenn in einer zweiten Phase Dienstleistungen angeboten werden, ist das KEINE Neuinbetriebnahme, sondern "Dienstleistung Projektmanagement"
    • Die ist insofern wichtig, weil in der Nachbearbeitung während des Jahres gut geprüft werden kann, ob alle kommerziellen Rahmenbedingungen vollständig erfasst wurden (z. B.: eigenes Projekt für Wartung, Wartungsrechnung, etc.)
  • Wartungsprojekte ("Wartung Webkunde", "Wartung klassisch", "Wartung nach Aufwand") sind ausschließlich zentral von Werner anzulegen, weil spezielle Handgriffe bezüglich Verrechnung erforderlich sind


Projektphasen

Bei der Anlage von Projektphasen bitte auf die Abrechnungsart achten:

  • Typ "Aufwand & Material": bei Angeboten 'nach Aufwand'
    • Schulung nach Aufwand
    • Installation neuer Server
  • Typ "Festpreis": Pauschalangebote
    • Neuinbetriebnahme Webkunden
    • Dienstleistungspauschale
    • Programmierpauschale

Das Fälligkeitsdatum entspricht dem "Enddatum" der Phase, also bei einem Schulungstag sind das Startdatum und das Fälligkeitsdatum identisch. Das Fälligkeitsdatum der letzten Projektphase ist gleichzeitig das Enddatum des Projekts.


TL Phase Bearbeiten.PNG


Hinweis:

Bei der Nachbearbeitung der Datumseingaben kann es sein, dass Teamleader die Eingaben nicht zulässt, wie z. B.:


"Startdatum muss vor Fälligkeitsdatum liegen" wenn beide Datumsfelder gleich eingegeben werden:


Hier muss improvisiert werden und als Startdatum einfach den Vortag des Fälligkeitdatums eingeben; das Fälligkeitsdatum ist interessanter, weil wie oben erwähnt damit das Projektende beschrieben wird und eigentlich der Deal auf "zu verrechnen" gesetzt werden müsste.

Wochenplanung

Ab dem 27.11.2020 sollen die Aufgaben von den zuständigen ProjektmanagerInnen wochenweise verplant werden. Dabei ist auch die Dauer der jeweiligen Aufgabe von Relevanz und soll einerseits Transparenz sowie andererseits ein besseres Zeitmanagement schaffen.

Vorgehen

Aufgabe erstellen

  • Erstellen über die Firmensuche


Aufgabe1.png

Dies hat den Vorteil das Kundendaten automatisch für die Aufgabe übernommen werden.


  • Erstellen über den Kalender


Wochenplanung3.png


  • Eintragen der Daten


Wochenplanung2 neu.png


Alle Felder müssen korrekt ausgefüllt werden:

  • Kunde
  • Projekt
  • Typ - Es ist auf den korrekten "Arbeitstyp" zu achten (z.B. Datenpflege, Referenzfälle, Projektmanagement,...)
  • Titel - Beim Titel als Präfix immer das eigene Kurzzeichen für eine korrekte Zeiterfassung und Identifizierung verwenden
  • Fälligkeitsdatum
  • Dauer
  • Priorität
  • Zuständig - Zuständigen Mitarbeiter zuweisen

Übersicht


Wochenplanung.png


Es ist darauf zu achten, dass die Anzahl der Aufgaben pro Tag die zur Verfügung stehende Arbeitszeit nicht überschreiten. Sind Aufgaben am Fälligkeitsdatum nicht erledigt oder benötigen weitere Arbeitsschritte, so sind diese neu zu verplanen.